Оглавление:
Вряд ли найдется сотрудник, не вовлеченный в проекты. Но что на самом деле включает в себя профессиональное управление проектами? Какие фазы есть в проекте? Какие роли необходимо учитывать в проектной организации?
Управление проектом — это методический подход, который позволяет реализовать требуемую задачу проекта к максимально возможному удовлетворению заинтересованных групп (заинтересованных сторон), таких как клиент, руководитель проекта, персонал, заказчик или пользователь путем структурирования содержания процессов проекта, а также ответственности, компетенций и целей, которые четко определены и доведены до сведения всех заинтересованных сторон.
Использование системы управления проектами позволяет контролировать проект с помощью скоординированных и прозрачных действий в отношении достижения целевых показателей производительности, уменьшает затраты и сроки выполнения, контролирует соблюдение запланированных требований к качеству.
Проект можно разделить на отдельные разделы или фазы проекта. Тип фазовой структуры определяется типом проекта и в частности его сложностью, поэтому общеприменимой фазовой модели не существует. Однако обычно существует подразделение на следующие фазы проекта:
Подготовка проекта
Этап подготовки проводится до начала проекта и включает анализ ситуации и контекста. Например, выясняется, что является триггером для проекта, что характеризует текущую ситуацию (сильные, слабые стороны, возможности, риски) или какие группы интересов будут затронуты проектом. В некоторых случаях также может быть необходимо провести технико-экономическое обоснование, которое часто рассматривается как отдельный проект или как часть фазы подготовки проекта.
В результате этого процесса определяются ожидаемые результаты или цели проекта, а также любые ограничения и рамочные условия. Кроме того, описывается процедура достижения цели проекта и проводится первоначальное рассмотрение рисков и требований к качеству, а также оценка прибыльности.
Этап подготовки служит предварительной проверкой, чтобы определить возможно ли осуществить данный проект. Это дает возможность структурированного начала проекта, но также может привести к предотвращению ненужного потребления ресурсов, если окажется, что на данном этапе нет возможности осуществить данный проект.
Планирование
Этап планирования включает в себя дальнейшую конкретизацию и детализацию соображений на предпроектной фазе. Цель состоит в том, чтобы создать подробный план проекта, который показывает наиболее важные продукты / результаты, мероприятия и ресурсы проекта и описывает, как и когда должны быть реализованы цели проекта.
На основе процедуры, разработанной на этапе подготовки, принимаются решения о том, когда, кем и в каком порядке должны быть выполнены работы для достижения целей проекта.
Кроме того, планируются ресурсы и затраты, необходимые для обработки проекта, оцениваются риски и составляется план коммуникаций.
Центральным инструментом планирования и основным компонентом плана проекта является план проекта, который структурирует проект, делит его на контролируемые подпроекты и представляет собой основу для календарного планирования, времени и затрат.
Реализация и контроль проекта
В рамках фазы реализации и контроля, контроль проекта берет на себя основную задачу, заключающуюся в том, как именно контролируется ход проекта. Возможные отклонения от плана распознаются на ранней стадии и инициируются соответствующие контрмеры.
В дополнение к контролю над проектами создана постоянно действующая система управления рисками, которая целенаправленно контролирует любые риски проекта и по возможности избегает опасностей или ограничивает их путем принятия соответствующих мер.
Управление изменениями тесно связано с управлением рисками. Здесь влияние любых необходимых изменений на стоимость, сроки и спецификации качества исследуется, включается в планирование и доводится до сведения всех участников проекта.
Внутренняя и внешняя коммуникация, которая будет осуществляться на этом этапе, предназначена для обеспечения того, чтобы все участники проекта были адекватно информированы о статусе проекта. Эта информация может принимать, например, форму письменных отчетов о ходе работы, встреч по проекту, презентаций или личных обсуждений.
Чтобы представить прогресс проекта прозрачным и понятным образом, все действия по проекту должны быть задокументированы путем электронного или ручного заполнения относящихся к проекту данных и документов.
Создание финального отчета по проекту
Характерной чертой проекта является ограничение по времени, то есть у него есть определенное начало и определенный конец. Как правило, проект завершается, когда все требования к проекту выполнены или проект прекращается досрочно.
На основе проектной документации создается окончательный отчет по проекту, который содержит описание проекта, суммирует достигнутые результаты проекта и называет любые последующие действия по проекту, которые могли быть определены, а также возможные варианты улучшения для последующих проектов.
Подписывая окончательный отчет по проекту, заказчик подтверждает, что цель проекта была достигнута, в частности, в отношении критериев стоимости, времени и качества.
Организация проекта и роли в проекте
Помимо поэтапного структурирования проекта и надлежащего использования соответствующих инструментов, успех проекта также в значительной степени зависит от организации проекта. Роли в проекте — это прежде всего клиент, руководитель проекта и команда. В зависимости от сложности проекта и конкретных требований, он может быть расширен за счет включения органов управления и принятия решений. Типичные роли в проекте:
Клиент
Клиент является владельцем проекта и несет полную ответственность за обеспечение того, чтобы запланированные результаты проекта были осуществлены в соответствии с установленными сроками, стоимостью и спецификациями качества.
Руководящий комитет
В зависимости от сложности проекта руководящий комитет может быть создан руководством компании или клиентом в качестве высшего органа, принимающего все ключевые решения по проекту. Он отвечает за руководство и управление, а также за успех проекта.
Руководитель проекта
Руководитель проекта уполномочен клиентом или руководящим комитетом вести проект в соответствии с указанными рамочными условиями и в соответствии с целевыми спецификациями.
Основная задача менеджера проекта — это планирование, координация, управление, организация и контроль, чтобы гарантировать, что требуемые результаты будут получены вовремя, в рамках бюджета и в согласованном объеме.
В рамках кадровой организации проекта руководитель проекта берет на себя функции модератора и координации, которые организационно возложены непосредственно на руководство компании как на штатное подразделение без полномочий принимать решения или давать инструкции.
Матричная проектная организация характеризуется множественным подчинением таким образом, что сотрудники проекта подчиняются руководителю проекта с точки зрения содержания и линейному руководителю с точки зрения дисциплины.
В случае чисто проектной организации, сотрудники проекта организационно передаются из специализированных отделов в организационное подразделение, созданное для проекта, так что руководитель проекта имеет неограниченные полномочия для выдачи инструкций.
Создание серии писем (автоответчиков)
