Работайте над проектами эффективно, используя современные инструменты

Работайте над проектами эффективно, используя современные инструменты

Эффективная командная работа больше не зависит от того, сидят ли все сотрудники в одном офисе. Во многих компаниях современная работа означает, что удаленные команды работают вместе над одним проектом. Но как сделать так, чтобы:

  1. Все задачи выполнялись максимально эффективно, 
  2. Ответственные лица всегда имели полный обзор работы,
  3. Все члены команды обменивались информацией и имели доступ ко всем важным документам?

Управление проектами

Все ответственные лица должны постоянно иметь представление о текущем состоянии, предстоящих и просроченных задачах, а также следить за бюджетом. Многочисленные инструменты позволяют создавать проекты, добавлять к ним этапы, задачи, сроки и назначать ответственных сотрудников. Мы представляем вам выбор из множества различных инструментов управления проектами. 

Двумя самыми популярными инструментами управления проектами, вероятно, являются Trello и Asana

1. Trello работает с досками, на которых создаются списки и карточки, дающие обзор различных проектов и задач. Отдельные доски могут быть организованы по-разному, например, одна доска на команду или одна доска на проект. Предстоящие задачи можно обобщить в списке «Сделать» и после завершения переместить в список «Готово». Различные цели и вехи также могут быть записаны в виде списков. Можно установить сроки и поручить конкретные задачи ответственным сотрудникам, можно устанавливать приоритеты и прикреплять документы. Эти примеры – лишь малая часть того, что может делать Trello. 

2. При ответе на вопрос: «Асана или Трелло?» мнения расходятся. Однако можно использовать оба инструмента для разных задач. Asana очень гибкая и позволяет вам следить за проектами с разных точек зрения. В то время как Trello позволяет просматривать доску целиком, Asana позволяет просматривать списки задач и календарь. Отображение в виде шкалы времени также может быть очень полезным инструментом. Это особенно полезно для задач и проектов, в которых фиксированные даты играют важную роль. Это может быть, например, редакционный план или планирование запуска продукта. Asana предлагает те же важные функции управления проектами, что и Trello (создание проектов, задач и сроков, комментирование, постановка задач и т.д.), но из-за обширных функций может потребоваться больше времени на обучение по сравнению с Trello.

Управление файлами и контроль версий

При работе над проектом редко когда файлы редактируются одним человеком. Обычно над ним работают несколько членов команды – например, дизайнеры, редакторы и менеджеры. Если раньше файлы хранились на локальном сервере, сохранялись в разных версиях и, возможно, даже регулярно обменивались по электронной почте, то в настоящее время сотрудничество стало намного проще. Разнообразные инструменты позволяют работать над документами вместе и, таким образом, добиваться результатов в режиме реального времени. 

G Suite

G Suite от Google состоит из Gmail, Google Docs, Google Drive и Google Calendar. G Suite в первую очередь ориентирован на бизнес пользователей. Практически неограниченное пространство для хранения и возможность совместной работы с документами – вот лишь два достоинства из множества. Все документы компании могут быть четко структурированы, вызваны из любого места и отредактированы в любое время. 

Dropbox

В качестве альтернативы Google файлы можно сохранять и делиться ими с другими участниками через Dropbox. Если раньше у Dropbox был недостаток, заключающийся в том, что файлы нельзя было редактировать, теперь появился Dropbox Paper. Документы можно создавать в Dropbox Paper и редактировать всеми членами команды. Соответствующие медиафайлы и ссылки могут быть вставлены прямо в документ. Вы также можете использовать управление пользователями, чтобы определить, кому разрешено редактировать документ, а кому разрешено только чтение. Это делает Dropbox Paper интересной альтернативой другим инструментам. 

Evernote

Evernote – не совсем классический инструмент для совместной работы, но он также отлично подходит для команд. Вы можете совместно создавать записные книжки, собирать в них файлы и ссылки по определенной теме. Это может быть очень полезно для сбора идей или для планирования презентаций. Evernote также можно использовать в качестве репозитория.

Общение и встречи

Успех проекта часто определяется эффективным взаимодействием членов команды. 

Slack

Slack давно стал лидером в командном общении. Члены команды могут совместно проводить мозговой штурм, формировать темы, обмениваться файлами, информировать друг друга о прогрессе или планировать задачи по различным каналам. Частными сообщениями можно обмениваться между отдельными коллегами, людей можно отмечать тегами, а затем получать уведомления по электронной почте. Все члены команды могут следить за ходом обсуждения и, при необходимости, присоединиться в режиме реального времени. 

Slack также доказал свою ценность для общения между коллегами в разных часовых поясах. Пока члены команды на одном континенте работают и делятся текущим статусом, проблемами и вопросами в соответствующем канале, коллеги спят на другом континенте и через несколько часов возобновляют обсуждение. Это гарантирует, что у каждого есть информация, имеющая отношение к нему или ей, а также есть место для обмена идеями.

Skype

У большинства людей есть учетная запись Skype. По этой причине инструмент является одним из самых простых и популярных способов обмена информацией через чат или по телефону. Этот инструмент известен во всем мире и позволяет совершать телефонные звонки, видеозвонки и групповые звонки. 

Google Hangouts

Бесплатная альтернатива Skype – это Google Hangouts. В этом инструменте вы можете использовать мессенджер для чатов между отдельными людьми или внутри целой группы, а также для телефонных или видеозвонков. 

Zoom

Zoom является одним из всемирно известных и используемых провайдеров видеозвонков. Вы настраиваете своего рода виртуальный конференц-зал, отправляете соответствующую ссылку, а затем разговариваете с коллегой или всей командой.


Советы по управлению проектами для стартапов

Бухгалтер на удаленке

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

5 × три =

Пролистать наверх