Оптимизация бизнес-процессов в организации

В каждой компании относительно мало основных (ключевых) процессов, которые имеют решающее значение для успеха компании. Описание и оптимизация этих основных процессов часто является сложной задачей.

Оптимизация основных процессов позволяет качественно улучшить процесс предоставления услуг клиентам и вывести его на новый уровень. Для этого необходимо сначала определить основные процессы и описать отдельные действия для каждого процесса.

Бизнес-процесс – это компиляция всех процессов, которые приводят к выполнению запроса клиента. Заказчик может быть внешним или внутренним. Бизнес-процесс обычно включает в себя выполнение нескольких функций, часто через различные организационные сферы компании. Обычно его можно разделить на несколько подпроцессов и множество отдельных действий.

Оптимальное проектирование процессов повышает способность компании предоставлять свои услуги экономически эффективно и в интересах своих клиентов. Например, подход к реинжинирингу бизнес-процессов направлен на разработку сквозных процессов от поставщика к клиенту. В рамках реализации стратегии бизнес-процессы должны быть разработаны таким образом, чтобы они поддерживали стратегию.

Порядок действий

Разработка бизнес-процессов для поддержки реализации стратегии начинается с идентификации основных процессов.

Как только основные процессы определены, они должны быть сначала описаны. Процесс должен быть описан настолько полно, насколько это возможно – от запроса клиента до «производства» и получения услуг клиентом.

Весь процесс разбивается на подпроцессы, которые, в свою очередь, разбиваются на отдельные действия. Отдельные действия – это наименьшая единица, которая может быть выполнена на одном рабочем месте без прерываний и без взаимодействия с другими процессами.

Представленные таким образом отдельные виды деятельности могут быть объединены в подпроцессы более высокого уровня. Подпроцессы выполняются держателем задачи (сотрудником или отделом).

Теперь процесс оптимизирован в соответствии с подробным описанием. Это делается с использованием методов устранения, аутсорсинга, ускорения и минимизации.

Устранение: шаги с небольшой добавленной стоимостью или без нее должны быть удалены, если это возможно.
Аутсорсинг: операции (не ключевые) должны быть проверены на наличие передачи на аутсорсинг.
Ускорение: процессы, обрабатываемые один за другим, могут обрабатываться параллельно для избежания простоев.
Минимизация: объединяя несколько подпроцессов или изменяя организационную структуру (сферы ответственности, обязанности), можно уменьшить количество процессов. Целью должно быть строгое (прямое) соответствие между структурой процесса и структурой ответственности.

Советы по управлению проектами для стартапов

Аутсорсинг услуг – преимущества и возможности

Лучшие идеи – это те, в которые никто не верит