Советы по написанию деловых электронных писем

Советы по написанию деловых электронных писем

Электронная почта как средство общения давно стала неотъемлемой частью нашей повседневной работы. Приблизительно 80 процентов наших взаимодействий теперь проходят с помощью этого инструмента. 

Задумывались ли вы сколько электронных писем попадают в почтовые ящики ваших коллег, клиентов или деловых партнеров каждый день? 

Многие из них воспринимаются как пустая трата времени, потому что написаны небрежно или даже непрофессионально, а некоторые даже содержат грубые орфографические ошибки. 

Адрес получателя

Для ранее неизвестных адресатов стоит заранее выяснить, кто является вашим реальным контактом, чтобы не отправлять сообщение «в пустоту». 

Тема письма

Используйте ключевые термины в строке темы, чтобы адресат мог сразу определить, о чем идет речь. Также рекомендуется использовать только одну тему для одного письма. 

Не забывайте про личное приветствие

Сообщение должно быть коротким, но это не значит, что оно должно быть без обращения. Обратитесь к человеку, которому адресовано ваше сообщение – и, пожалуйста, напишите его имя правильно! 

Только в самой экстренной ситуации вы можете выбрать широко используемую форму адреса «Уважаемый господин или мадам», потому что это крайне сильно резонирует с анонимностью. 

Слишком свободная запись типа «Привет» абсолютно неуместна для незнакомого человека. 

Будьте кратким

Деловая электронная почта не является хорошим местом для практикования творческого письма и развернутых описаний. Поэтому сконцентрируйтесь только на одной мысли и всегда помните, что: «краткость – сестра таланта»! Избавьте своего читателя от фактов, которые он уже знает и сконцентрируйтесь на вопросе, который необходимо решить.

Выражайтесь ясно и позитивно

Простой язык и столь же простые предложения быстрее приводят к желаемой цели. Избегайте негативных формулировок, таких как «к сожалению», «невозможно»! 

Желательно писать в активном и позитивном стиле: «Я буду рад помочь Вам» и «Я приложу все усилия для решения этого вопроса». 

Обратите внимание на орфографию

Пишите слова правильно! Ошибки правописания указывают на то, что получатель недостаточно важен для вас. Сообщение, в котором закрались несколько орфографических ошибок, бросается в глаза так же, как пятно кетчупа на вашей белой блузке при личной встрече. 

Структурируйте контент в удобной для читателя форме!

Электронная почта должна быть структурирована как статья или книга, чтобы читатель мог быстро разобраться в тексте. Поэтому не пишите все в одном блоке, а структурируйте их в значимые абзацы: отделяйте начало (приветствие) от самой темы и от конца вашего сообщения! 

Не забудьте попрощаться

Как и приветствие, прощание является необходимым атрибутом делового письма. «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» идеальны в большинстве случаев. 

Для полноты картины хотелось бы отдельно уточнить, что дружеские обращения «Пока» или «Чао» не приветствуются в деловой переписке.


E-mail маркетинг

Как избежать спама в рассылках?

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

  Пролистать наверх