Советы по написанию деловых электронных писем

Советы по написанию деловых электронных писем

Электронная почта как средство общения давно стала неотъемлемой частью нашей повседневной работы. Приблизительно 80 процентов наших взаимодействий теперь проходят с помощью этого инструмента. 

Задумывались ли вы сколько электронных писем попадают в почтовые ящики ваших коллег, клиентов или деловых партнеров каждый день? 

Многие из них воспринимаются как пустая трата времени, потому что написаны небрежно или даже непрофессионально, а некоторые даже содержат грубые орфографические ошибки. 

Адрес получателя

Для ранее неизвестных адресатов стоит заранее выяснить, кто является вашим реальным контактом, чтобы не отправлять сообщение «в пустоту». 

Тема письма

Вначале кратко объясните читателю о чем пойдет речь в этом выпуске информационного бюллетеня. Правильное сочетание темы письма и текста в теле письма должно сразу вызвать интерес читателя.

Используйте ключевые термины в строке темы, чтобы адресат мог сразу определить, о чем идет речь. Также рекомендуется использовать только одну тему для одного письма. 

Не забывайте про личное приветствие

Сообщение должно быть коротким, но это не значит, что оно должно быть без обращения. Обратитесь к человеку, которому адресовано ваше сообщение – и, пожалуйста, напишите его имя правильно! 

Только в самой экстренной ситуации вы можете выбрать широко используемую форму адреса «Уважаемый господин или мадам», потому что это крайне сильно резонирует с анонимностью. 

Слишком свободная запись типа «Привет» абсолютно неуместна для незнакомого человека. 

Будьте кратким

Деловая электронная почта не является хорошим местом для практикования творческого письма и развернутых описаний. Поэтому сконцентрируйтесь только на одной мысли и всегда помните, что: «краткость – сестра таланта»! Избавьте своего читателя от фактов, которые он уже знает и сконцентрируйтесь на вопросе, который необходимо решить.

Выражайтесь ясно и позитивно

Простой язык и столь же простые предложения быстрее приводят к желаемой цели. Избегайте негативных формулировок, таких как «к сожалению», «невозможно»! 

Желательно писать в активном и позитивном стиле: «Я буду рад помочь Вам» и «Я приложу все усилия для решения этого вопроса». 

Обратите внимание на орфографию

Пишите слова правильно! Ошибки правописания указывают на то, что получатель недостаточно важен для вас. Сообщение, в котором закрались несколько орфографических ошибок, бросается в глаза так же, как пятно кетчупа на вашей белой блузке при личной встрече. 

Структурируйте контент в удобной для читателя форме!

Электронная почта должна быть структурирована как статья или книга, чтобы читатель мог быстро разобраться в тексте. Поэтому не пишите все в одном блоке, а структурируйте их в значимые абзацы: отделяйте начало (приветствие) от самой темы и от конца вашего сообщения! 

Не забудьте попрощаться

Как и приветствие, прощание является необходимым атрибутом делового письма. «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» идеальны в большинстве случаев. 

Для полноты картины хотелось бы отдельно уточнить, что дружеские обращения «Пока» или «Чао» не приветствуются в деловой переписке.

7 советов по созданию успешного информационного бюллетеня для клиентов

Информационные рассылки по-прежнему являются важным средством коммуникации для обеспечения лояльности клиентов. Благодаря актуальному и интересному контенту они повышает осведомленность о компании и ее продуктах. 

1. A / B-тест

Используйте интересные темы и сравнивайте их с помощью так называемого A / B-теста, в котором проверяются два варианта. Сравнивая показатель (тема), например, на основе коэффициента открытия, можно определить, какой вариант работает лучше.

2. В строке темы не должно быть более 75 символов, включая пробелы

Каждый дополнительный символ автоматически обрезается электронными программами и поэтому не читается (Gmail: 70 символов, Outlook: 73 символа, iPhone: 41 символ по вертикали / 64 символа по горизонтали, Apple Watch: 16 символов, Android: 27-30 символов по вертикали / 46-62 символа по горизонтали).

3. Тестируйте время отправки

Протестируйте рассылку в разное время (день недели и время) для того, чтобы увидеть, когда вы получаете наилучшие результаты. Информация предоставляется о количестве открытий и рейтинге переходов по соответствующему информационному бюллетеню.

4. Установите стимулы для кликов

Добавьте в свою рассылку легко узнаваемые текстовые ссылки и четкий «призыв к действию». Это поможет вашим читателям и даст им четкие инструкции, такие как «купите сейчас» или «узнайте больше». Также неплохо дополнительно разместить ссылки на интернет-магазин и / или фан-страницу Facebook.

5. Контактные данные

Каждое рекламное электронное письмо должно содержать наименование компании, действующий номер телефона и адрес электронной почты.

6. Добавьте ссылку для отказа от подписки

Не забудьте добавить в письмо ссылку для отказа от подписки. Этот очень важно. Читателю должна быть предоставлена возможность быстро и легко отказаться от подписки в любое время.

7. Собирайте статистику

Никогда не переставайте экспериментировать. Чтобы информационный бюллетень оставался успешным, вы всегда должны его грамотно оценивать. На основе важных KPI, таких как количество открытий, кликов и доставки, вы узнаете об успехах и возможных неудачах, чтобы оптимизировать их для будущих рассылок.


E-mail маркетинг

Как избежать спама в рассылках?

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

4 × три =

Пролистать наверх