Оглавление:
Компании все больше интересуются услугами аутсорсинга. В первую очередь из-за преимуществ, которые он предлагает с точки зрения сокращения бюджета и быстрой реализации проектов.
Слово «аутсорсинг» буквально означает передачу определённых видов работ или услуг внешнему поставщику услуг.
Почему аутсорсинг?
Причины экономии за счет масштаба и снижения затрат в значительной степени коренятся в мотивации лиц, принимающих деловые решения. Фирма Ernst & Young показывает в своих исследованиях, что оптимизация общей эффективности работы компании и аутсорсинг определенных работ или услуг навыкам являются одинаково важными рычагами в структуре управления.
Пример аутсорсинга
Производитель спортивных товаров Puma поручил транспортировку и распространение своей продукции 80 различным поставщикам. В результате расходы сократились в три раза. Сократились задержки доставки, а продажи выросли.
Некоторые промышленные секторы в большей или меньшей степени подвержены влиянию аутсорсинга, чем другие, особенно когда задействованы очень конкретные навыки, такие как информационные технологии. Так обстоит дело, например, в фармацевтической промышленности, где аутсорсинг является реальным рычагом для завоевания доли рынка.
В более общем плане рассматриваются так называемые «периферийные» функции компании. К ним относятся, например, услуги безопасности или уборки, которые могут быть переданы на субподряд. Конкретные функции, такие как логистика, ИТ и ведение бухгалтерского учета, также в большинстве своем передаются на аутсорсинг.
Аутсорсинг может включать в себя различные услуги, в том числе:
- Управление продажами;
- ИТ-менеджмент;
- Ведение бухгалтерского учета;
- Логистика;
- Клининг и многое другое.
Можно ли передать любой сектор на аутсорсинг?
Теоретически да. От административных задач до функций бухгалтера, включая отношения с клиентами, цепочку поставок, управление человеческими ресурсами и многое другое. Однако при аутсорсинге необходимо соблюдать меры предосторожности. Функции, которые являются частью основной деятельности компании-заказчика, следует отличать от второстепенных.
Ограничения и риски аутсорсинга
Однако аутсорсинг — это метод, который, несмотря на свои сильные стороны, сопряжен с некоторыми рисками.
Зависимость от внешнего поставщика услуг
Когда аутсорсинг сотрудников компании не контролируется, он может обернуться против компании, которая принимает его на основе отношений зависимости по отношению к внешнему поставщику услуг. Страх потерять уровень конкурентоспособности на рынке из-за смены поставщика также может привести к определённому состоянию зависимости.
Потеря конфиденциальности
Для выполнения возложенных на него задач внешнему поставщику услуг потребуются определенные конфиденциальные данные, касающиеся работы компании. Возможно, эта информация теоретически может “просачиваться” через слабое звено в системе аутсорсера. Решением, чтобы избежать этого, было бы, например, определение положения о конфиденциальности в контракте на аутсорсинг.
Бухгалтерский аутсорсинг
Предприятия прибегают к аутсорсингу бухгалтерского учета в попытке сэкономить при ограниченном бюджете. Эта операция позволяет компании, которая ее применяет, снизить свои финансовые затраты.
Кроме того, бухгалтерский учет — это постоянно развивающаяся дисциплина. Используя навыки специализированного поставщика услуг, компания, предлагающая услуги, гарантированно предлагает превосходную услугу и современные навыки работы в этой области.
Несколько причин могут побудить компанию использовать аутсорсинг бухгалтерского учета.
Справиться с нехваткой внутренних ресурсов
Бухгалтерский аутсорсинг может быть идеальным решением при значительной нехватке внутренних человеческих и материальных ресурсов.
Чтобы избежать ошибок
В бухгалтерском учете небольшие ошибки могут дорого обойтись. Поэтому предпочтительно избегать их, доверив ведение учета специалисту в данной области. Таким образом, компания может быть уверена, что ей не придется столкнуться с серьезными штрафами со стороны контролирующих органов.
Чтобы сосредоточиться на своем основном бизнесе
Бухгалтерский учет — занятие, требующее много времени. Когда компания решает делегировать административные и бухгалтерские задачи внешнему специалисту, она дает себе возможность сосредоточить свои внутренние ресурсы на основных видах деятельности, которые позволят ей быть более конкурентоспособной на рынке.
Экономия
Компания тратит меньше денег по сравнению с профессионалом, нанятым внутри компании. Компания не начисляет заработную плату. Кроме того, не предоставляет помещения и оборудование своему специалисту. Таким образом экономится место, а значит и арендная плата.
Оперативность
Бизнес — менеджер может общаться со своим внешним профессиональным бухгалтером по чату, электронной почте или видеоконференции в любое время, когда возникает чрезвычайная ситуация.
Как передать деятельность на аутсорсинг?
Поручая второстепенные виды деятельности внешнему поставщику услуг, бизнес сосредотачивает свои человеческие и материальные ресурсы на деятельности с высокой добавленной стоимостью.
Чтобы сконцентрироваться на основной деятельности, необходимо освободить бизнес от всех трудоемких задач. Использование навыков профессионала, специализирующегося в определенной области, несомненно, является одним из лучших способов позволить себе интегрированные услуги, адаптированные к вашим реальным потребностям.
Аутсорсинг человеческих ресурсов, например, является технологией, которая идеально подходит для снижения расходов. Компании не нужно набирать новых сотрудников, обеспечивать обучение и начислять заработную плату и налоги.
Действительно, управление человеческими ресурсами, бухгалтерский учет, а также юридические и административные функции требуют реальных навыков и опыта работы. Малейшая ошибка может привести к серьезным штрафам со стороны контролирующих органов.
Какие виды деятельности можно передать на аутсорсинг?
HR
Набор новых сотрудников требует времени. Это занятие отнимает очень много времени. В большинстве случаев это отвлекает от деятельности с высокой добавленной стоимостью. Но когда компания решает доверить эту задачу в качестве внешнего поставщика услуг, это значительно экономит время. Сторонняя фирма в соответствии с потребностями клиента будет размещать объявления, получать и анализировать резюме и организовывать собеседования. Бизнес-менеджеру нужно будет встретиться только с кандидатом или кандидатами, выбранными на вакантную должность, во время подписания контракта.
Бухгалтерский учет
Вести бухгалтерский учет достаточно тяжело. Кроме того, правила в этой области очень строгие и ошибки не допускаются. Чтобы избавиться от опасений неправильного расчета НДС, налога на прибыль и заработную плату, обращение за помощью к профессионалам — отличный вариант.
Колл-центр
Специалисты в этой области создают динамичные команды для поддержки кампаний телемаркетинга. Услуга может предоставляться на постоянной основе. Эти специалисты также могут быстро и эффективно отвечать на телефонные звонки клиентов.
Этапы передачи бизнес-задач на аутсорсинг
Аутсорсинг требует реализации определенных элементов. Это целый процесс, заслуживающий хорошей организации.
Определите потребности
Первое, что нужно сделать, это определить реальные потребности компании. Для этого необходимо задать себе несколько вопросов:
- Каковы основные причины выбора аутсорсинга (экспертиза, стоимость, качество обслуживания и др.);
- Будет ли услуга в какой-то мере сохранена внутри компании после передачи на аутсорс?;
- Как долго планируется аутсорсинг? (краткосрочно, среднесрочно, долгосрочно);
Это некоторые важные вопросы среди многих других, на которые необходимо найти ответы прежде, чем предпринимать какие-либо действия.
Напишите четкие спецификации
Когда потребности определены, составление спецификаций — следующий шаг, которым должна заняться компания. Этот документ тем более важен, что позволяет четко информировать порученные миссии, а также их приоритетность. Он будет содержать полное описание каждой функции, переданной на аутсорсинг.
Выберите внешнего поставщика
Это один из решающих этапов успеха аутсорсинга. Выбор поставщика услуг должен быть тщательно продуман. Для этого бизнес-менеджер должен найти время, чтобы сравнить поставщиков услуг, откликнувшихся на его предложение, вначале не уделяя слишком много внимания цене. В первую очередь необходимо оценить опыт и навыки поставщика. Также не будет лишним поинтересоваться мнением клиентов, с которыми ранее работал поставщик.
