ДОКУМЕНТАРНЫЕ ПРОВЕРКИ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

Документарная проверка проводится по месту нахождения отделения трудовой инспекции.

Документарная проверка, так же как и выездная, может быть плановой и внеплановой.

Для начала документарной проверки руководитель (заместитель руководителя) трудовой инспекции издает соответствующее распоряжение.

Заверенная печатью копия этого распоряжения передается под роспись руководителю проверяемой организации (индивидуальному предпринимателю) или ее уполномоченному лицу (ст. 14 Закона № 294-ФЗ).

При документарной проверке, в первую очередь, инспектор рассматривает документы организации (индивидуального предпринимателя).

Если же имеющихся у трудового инспектора документов недостаточно для проведения проверки, трудовая инспекция направляет работодателю мотивированный запрос с требованием представить необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы организации (индивидуального предпринимателя).

К запросу должна быть приложена заверенная печатью копия распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя трудовой инспекции о проведении документарной проверки.

В свою очередь, организация (индивидуальный предприниматель) в течение 10 рабочих дней должна направить в адрес трудовой инспекции запрашиваемые документы (п.5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Заметим, что Закон № 294-ФЗ предусматривает возможность предоставления копий в электронной форме. Однако на сегодняшний день порядок представления электронных документов, который должен быть определен Правительством РФ, не установлен (п.6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Вместе с тем с 1 января 2016 г. начнет действовать поправка, вносящая изменения в п.6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ, в соответствии с которой электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (Федеральный закон от 13 07.2015 № 26Э-ФЗ).

Оригиналы документов представлять не надо. В адрес трудовой инспекции необходимо направить заверенные копии документов.

Документы заверяются печатью организации или индивидуального предпринимателя.

Отметим, что индивидуальный предприниматель заверяет документы своей печатью только в случае ее наличия, поскольку действующее законодательство не обязывает предпринимателя иметь собственную печать.

Кроме того, с 07.04.2015 акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью также могут работать без печати. Соответствующие изменения были внесены в Федеральные законы от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» и от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ.

Поэтому заверять печатью копии документов организация теперь должна только в том случая, если она в установленном порядке не отказалась от использования печати.

Помимо печати на копии должна присутствовать подпись руководителя организации (индивидуального предпринимателя).

Здесь можно упомянуть о том, что существует национальный Стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

Согласно п.3.26 названного Стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись:

«Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Это означает, что если у организации имеются, например, специальные печати «для документов» или «для отдела кадров» и т.п., заверить копии документов можно этими печатями.

Вместе с тем отметим, что правила, изложенные в данном документе, носят рекомендательный характер (п.З ст.4 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Имейте в виду, что нотариально заверять копии документов нет необходимости. Потребовать нотариально заверенную копию трудовой инспектор может только в том случае, если это прямо предусмотрено законодательством (п.7 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Обратите внимание!

При проведении документарной проверки трудовая инспекция не вправе требовать у юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки.

Помимо этого, с 1 января 2011 г. органы контроля не вправе требовать у проверяемых лиц сведения и документы, которые могут быть получены проверяющим органом от иных органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля (п.11 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Если в ходе документарной проверки будут выявлены ошибки, противоречия или несоответствия между документами, представленными организацией (предпринимателем), и документами или сведениями, имеющимися у трудового инспектора, работодатель информируется об этом факте.

Работодатель, в свою очередь, в течение 10 дней с момента уведомления об этом факте должен представить трудовому инспектору необходимые пояснения в письменной форме (п.8 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Достоверность представленных сведений работодатель может подтвердить, приложив к пояснению дополнительные документы (п.9 ст.11 Закона № 294-ФЗ).

Другие материалы по теме:

ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

ПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

ВНЕПЛАНОВАЯ ПРОВЕРКА ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

ВЫЕЗДНЫЕ ПРОВЕРКИ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

ОСНОВНЫЕ ПРАВА ТРУДОВЫХ ИНСПЕКТОРОВ

ПРАВА РАБОТОДАТЕЛЯ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРКИ ТРДОВОЙ ИНСПЕКЦИЕЙ

ОБЖАЛОВАНИЕ АКТА ПРОВЕРКИ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ

ОСПАРИВАНИЕ ПРЕДПИСАНИЯ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ В СУДЕБНОМ ПОРЯДКЕ

ПРОТОКОЛ ТРУДОВОЙ ИНСПЕКЦИИ О ВЫЯВЛЕННЫХ НАРУШЕНИЯХ

ПОРЯДОК ПРИВЛЕЧЕНИЯ К ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА СОВЕРШЕНИЕ ТРУДОВОГО ПРАВОНАРУШЕНИЯ