Некоторые проекты нужно начинать планировать задолго до того, как начнется их активная фаза. Вам нужно подать заявку на выставочные площади или место проведения мероприятия, разослать приглашения, напечатать брошюры и так далее. Очень часто весь проект после этого какое-то время проводит в «летаргическом сне» — с того времени, как пришли подтверждения, что приглашения приняты и получены напечатанные брошюры, до того момента, когда начнется ужасная спешка в последнюю минуту.
Но даже если финальная кульминация вашего проекта случится через несколько недель или даже месяцев, это не значит, что у вас есть масса времени для начального планирования. У вас ведь идут другие проекты и есть масса других дел, поэтому найти время для планирования проекта, который начнется только в следующем месяце или на следующий год, совсем нелегко.
Рационально не откладывать планирование проекта, а, напротив, сделать это как можно быстрее, чтобы вы могли скорее вернуться к своей основной работе. В этом случае, когда придет время заняться проектом, для которого вы составили план загодя, выполнять его будет значительно легче. Звучит заманчиво, не так ли? Тогда читайте дальше.
НАЧАЛО РАБОТЫ
Вам нужно начать с того, чтобы получить как можно больше информации о проекте. Для этого вам необходимо узнать (если вы уже этого не сделали), кому пришла в голову идея проекта. Затем «поймать» этого человека и побеседовать с ним. Раз этот человек оказался официальным (или неофициальным) инициатором проекта, выясните у него, что именно он имел в виду.
Вам нужно получить ответы на следующие вопросы:
- Какие отделы участвуют в проекте? И какие именно люди?
- Какие поставщики, партнеры и другие люди извне с ним связаны?
- Какова цель проекта?
- Каков его бюджет (и кто выделил финансовые средства)?
- Есть ли уже какие-то конкретные планы и решения — другими словами, определили уже место? А дату? Ключевых выступающих?., и так далее.
Кто бы ни был инициатором проекта, именно этот человек сможет вам рас сказать об идеях и решениях, которые уже появились до того, как вы подключились к проекту.
После такой беседы вам нужно будет определить, кто «хозяин» проекта (это не всегда будет его инициатор, с которым вы уже говорили). Точно определите, какими ресурсами вы можете располагать, и сделайте «хозяина» проекта вашим союзником.
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
Это стадия, на которой основные решения должны быть приняты, вы будете печатать полноцветный информационный бюллетень или обойдетесь только двумя красками? Сколько вам понадобится выставочных площадей? Когда состоится день открытых дверей? Кто будет основным выступающим, который задаст тон всей конференции?
Вам нужно принять эти основные решения побыстрее, потому что от них будут зависеть многие другие. Полноцветный информационный бюллетень «съест» большую часть вашего бюджета, и вы не сможете в этом случае заплатить авторам статей. Размер выставочных площадей будет определять размер и дизайн вашего стенда, и так далее… Если вы сейчас примете неверные основополагающие решения, они вызовут проблемы и позже (я не хочу вас запугивать, но будем реалистами).
Есть пять этапов принятия обоснованных решений, и вы должны выполнить их все.
- Поставьте цель.
- Соберите факты.
- Проконсультируйтесь.
- Рассмотрите различные возможности.
- Примите решение.
Давайте для примера рассмотрим размер выставочных площадей. Для начала: какова ваша цель, чего конкретно вы хотите достичь при помощи этого решения? Мы уже говорили ранее об определении целей, поэтому не станем повторяться. Допустим, ваша цель — решить, каковы должны быть выставочные площади, чтобы привлечь оптимальное количество посетителей при приемлемом уровне затрат.
Отлично. Следующий шаг — собрать информацию. Вы должны узнать, какие размеры выставочных площадей предлагаются и какова их стоимость.
Теперь вам нужно прикинуть как можно точнее, сколько у вас будет посетителей. Просмотрите отчеты вашей компании о прошлых выставках, прочтите статьи на эту тему в прессе, поговорите с организаторами выставки, подсчитайте средние затраты на привлечение одного посетителя и так далее.
Перед тем как вы проанализируете ваши возможности, нужно проконсультироваться с другими сотрудниками. Во-первых, у них могут быть ценные предложения, во-вторых, вам нужно вовлечь их в проект, чтобы они почувствовали его «своим». Это повысит шансы на то, что они поддержат вас и ваш проект. Итак, поговорите со всеми сотрудниками вашей компании, которые регулярно участвуют в подготовке и проведении выставок, — в том числе из других отделов, а также с сотрудниками отделов маркетинга и продаж (или других отделов), у которых есть опыт подготовки и оформления выставочных стендов.
Теперь настало время разобраться с тем, какие у вас есть реальные возможности. Вы, наверное, сразу можете не рассматривать слишком большие размеры выставочных площадей, поскольку затраты окажутся чрезмерно высокими, как и слишком маленькие — это плохо для репутации и имиджа компании и не позволит привлечь достаточно посетителей. Рассмотрите варианты, которые остались.
Если нет очевидного выбора, взвесьте все «за» и «против», проработайте оптимистический и пессимистический сценарии и отбрасывайте один за другим менее привлекательные варианты, пока не останется один, самый лучший.
Совет:
ОПТИМИЗИРУЙТЕ ВАШЕ ВРЕМЯ
Не поддавайтесь искушению планировать урывками, занимаясь одновременно другими делами. Гораздо более эффективно выделить на планирование полдня и ничем другим в это время не заниматься. Позже вам может понадобиться снова ненадолго один или два раза вернуться к планированию. Например, вы запросили информацию из типографии или с места проведения мероприятия или попросили коллег сообщить вам график их занятости. Когда вы получите ответы на свои вопросы, вам нужно будет скорректировать и дополнить свой план. Но, насколько возможно, постарайтесь, что бы подобных корректировок было поменьше.
Совет:
ИНФОРМАЦИОННАЯ ПЕРЕГРУЗКА
Чрезмерное количество информации — одно из проклятий современного бизнеса. Наши столы завалены пачками статей, отчетов, книг и журналов, причем вам все время говорят, что вам нужно выписать и читать еще один журнал, и еще один. Может быть, вас утешит такая мысль: все остальные тоже не успевают все это прочитать, они просто в этом не признаются. Один из ключевых навыков для современного менеджера — уметь со спокойной совестью выбрасывать в мусорную корзину горы информационного хлама. Научитесь быстро читать, выбирать то немногое, что действительно стоит прочесть, и безжалостно выбрасывать все ненужное. И вы далеко пойдете.
Совет:
БЕЗ ПРЕДУБЕЖДЕНИЙ
Когда вы анализируете различные возможности, вам нужно позаботиться о том, чтобы на ваш выбор не повлияли ваши личные пристрастия и предубеждения. Вам может нравиться какое-то решение просто потому, что это ваша собственная идея, или, напротив, не казаться привлекательными какие-то решения, потому что они неудобны лично для вас или вашего отдела. Например, когда вы выбираете место проведения мероприятия, у вас может возникнуть искушение выбрать то, куда вам лично удобнее добираться. Заставьте себя отвлечься от таких личных пристрастий и объективно проанализировать возможные варианты.
СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА
Последний этап перспективного планирования — перед тем как вы сможете на несколько недель отложить план вашего проекта перед его реализацией это разработка основного «генерального» плана. Вы можете воспользоваться для этого алгоритмом из третьего раздела данной главы, применив карточки для заметок и листы бумаги, однако, поскольку на этой стадии вы располагаете резервом времени, имеет смысл обзавестись компьютерной программой для планирования проектов (если вы этого еще не сделали) и потратить время на ее изучение. Сейчас такие программы легко и даже интересно использовать.
После того как ваш план завершен (до поры до времени), есть еще одно последнее дело: вам нужно просмотреть свой календарь и пометить в нем те задачи, которые нужно будет выполнить, начиная с сегодняшнего дня до последних решающих дней подготовки перед началом проекта, чтобы вы не позабыли о них. Вам также нужно обратиться ко всем, кому тоже нужно будет решить какие-то задачи в этот период, и убедиться, что и они их запланировали в своих календарях. Пошлите им записку или письмо по электронной почте, чтобы исключить вероятность сбоев и недоразумений.
Отметьте также в своем календаре все даты, когда эти люди должны сообщить вам о завершении порученных им задач, чтобы вы могли проверить, все ли идет по графику. Например, день, когда должно быть получено подтверждение о бронировании места для выставочного стенда, или день, когда дизайнер должен представить вам первый эскиз этого стенда.
Хотя на этой стадии, вроде бы, можно на время забыть о проекте, будьте готовы к тому, что вам придется добавлять еще какие-то задачи к своему основному плану, по мере того как они будут возникать (или вам о них станет известно) в любое время.
ОСНОВНЫЕ КРИТЕРИИ
У вас, в принципе, может не быть никаких заранее определенных критериев для принятия верного решения. Может оказаться, например, так, что вам в первую очередь нужно будет найти такое решение, которое позволит использовать двухкрасочную (а не полнокрасочную) печать, или такое, чтобы проект не пришелся на период, когда производственные мощности вашей фирмы будут работать при полной нагрузке. И все же есть четыре критерия, которые всегда стоит учитывать, когда вы принимаете решение. Не забывайте о них и решайте, какой (или какие) из них нужно учесть в данном конкретном случае:
- затраты;
- время;
- качество;
- люди — многие решения могут огорчить людей, вызвать отчуждение и потерю мотивации, поэтому вам стоит продумать такую тактику действий, которая, например, не вызовет протеста у конкретного поставщика или неудовольствия генерального директора, так что он заранее окажется настроенным против корпоративной вечеринки, планируемой вами.
Совет:
ПРАКТИКА ПРИНОСИТ УСПЕХ
После того как вы установили компьютерную программу для работы над вашим проектом и потратили несколько часов, разбираясь в принципах ее действия, один из лучших способов полностью овладеть ее возможностями — помочь в работе над проектом кому-то другому. Например, одному из сотрудников вашего отдела, который работает над каким-то небольшим проектом.
Другие материалы по теме:
