ФНС России выпустила достаточно точное и подробное пояснение для оформления документов, которые могут быть затребованы у налогоплательщика (письмо ЕД-4-2/20421 от 23.11.15).
Сразу оговоримся, что речь будет идти именно о копиях документах, а не оригиналах!
1. Если копии предоставлены на бумажных носителях, то их необходимо подписать и заверить печатью организации (при ее наличии).
- Чтобы бумаги не потерялись их лучше сшить. Существенная деталь – сшивать более 10 листов нельзя!
- Все документы в пачке должны быть читаемы, информация в документах должна быть видна без искажений и теней.
- Сшитая пачка должна быть прочная, чтобы избежать разваливания листов.
- Сотрудникам контролирующих органов необходимо обеспечить возможность снимать копии с любого документа в пачке.
- Каждый лист пачки необходимо пронумеровать арабскими цифрами.
- В конце необходимо заверить всю пачку целиком следующей надписью «Верно. Всего пронумеровано, прошито, скреплено печатью … листов (цифрами и прописью). Дата
Подпись Генерального директора компании и расшифровка фамилии и должности. - Если подшивок получилось несколько, то каждую необходимо пронумеровать.
В конце необходимо составить сопроводительное письмо в двух экземплярах, в котором указать:
- Само требование о предоставлении документов.
- Кол-во подшивок с указанием номера подшивки.
- Кол-во листов в каждой подшивке.
2. Если копии документов передаются по телекоммуникационным каналам связи, то подписывать и заверять печатью их не требуется. Будет достаточно электронной цифровой подписи.
Таким образом направлять в ИФНС можно только следующие документы:
- товарно-транспортная накладная;
- акт приемки-сдачи работ (услуг);
- грузовая таможенная декларация/транзитная декларация и добавочный лист к ней;
- счет-фактура и корректировочный счет-фактура;
- договор и дополнение к нему;
- товарная накладная (ТОРГ-12);
- спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
- отчет о НИОКР.
