Оглавление:
Аутсорсинг может способствовать развитию, и его следует рассматривать не как отдельное дополнительное финансовое бремя, а как выигрыш во времени и эффективности. В дополнение к тому факту, что он позволяет привнести свежий взгляд, он часто позволяет менеджеру сосредоточиться на своем основном бизнесе, своих собственных навыках и, следовательно, реальной добавленной стоимости. Зачем тратить 10 часов в неделю на выполнение бухгалтерских задач, если профессионал сделает это за 5 часов?
Экономия времени, энергии и производительности, вызванная аутсорсингом, часто приводит к росту оборота, в значительной степени покрывая риск и стоимость самого аутсорсинга.
1. Концентрация на основном бизнесе
Сосредоточение внимания на основном бизнесе всегда было одной из основных причин передачи на аутсорсинг различных функций, таких как бухгалтерский учет, управление персоналом и ИТ. В конце концов, руководитель должен сосредоточиться на своем основном бизнесе, а не отвлекаться на работу с бухгалтерскими документами.
2. Снижение стоимости бухгалтерского учета
По расчетам Raud & Partner бухгалтерский аутсорсинг может сэкономить 30-50 процентов от общих накладных расходов. За счет чего получается такая большая разница? Для лучшего понимания ниже подробно перечислим общую стоимость ведения бухгалтерского учета:
а) Технические и логистические расходы
- Покупка компьютерного оборудования;
- Приобретение программного обеспечения (операционная система, специализированные программы, программное обеспечение для защиты данных и т.д.);
- Получение и продление лицензий;
- Техническое обслуживание оборудования и системное администрирование.
б) Расходы на персонал
Это не только заработная плата, страховые и налоговые взносы. Но также расходы на ведение учета во время отсутствия бухгалтера (из-за отпуска или болезни).
3. Опыт и профессионализм
Поставщик услуг, который берет бухгалтерию на аутсорсинг, знает как найти лучших людей на рынке. Отдел кадров компании узко специализируется на поиске лиц с высокими знаниями и навыками в области бухгалтерского учета, а также на проверке их компетенции.
Помимо специальных знаний в области коммерческого и налогового права, необходимы отличные навыки работы с Excel, знание всего спектра используемого программного обеспечения (1С, OCR и т.д.).
Кроме того, необходимо продвигать навыки сотрудников по оптимизации процесса и планированию взаимодействий с клиентами. Современные методы управления качеством все чаще используются в данной сфере услуг и способствуют оптимизации процессов бухгалтерского учета.
4. Управление рисками
Бухгалтерский аутсорсинг может защитить от риска ошибок, допущенных бухгалтерами. Поставщик услуг, который обеспечивает ведение бухгалтерии, принимает на себя все риски и несет финансовые последствия, если он нарушает закон о бухгалтерском учете или не выполняет установленные сроки сдачи налоговой отчетности. Поставщик услуг, который предлагает бухгалтерский аутсорсинг, нанимает специалистов, которые имеют большой опыт в данной области. Кроме того, он работает с многочисленными системами, которые повышают безопасность работы и расчета налогов. Все вышеперечисленные факторы значительно снижают риск совершения любых ошибок.
5. Передача ответственности
Благодаря аутсорсингу ограничен не только организационный риск. Передав управление бухгалтерией внешнему поставщику услуг, руководитель освобождается от ответственности за любые ошибки. Это позволяет сосредоточиться на принятии решений по ключевым аспектам развития бизнеса.
6. Экономия времени
Руководству не нужно беспокоиться о контроле качества и эффективности работы бухгалтеров. Не надо тратить время на решение различных задач отдела или его развития.
7. Консультирование по различным вопросам
Такого рода услуги могут профессионально оказывать только крупные компании, давно работающие на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Помимо бухгалтерии они могут консультировать клиента в различных областях бизнеса. Достаточно часто предлагают своим клиентам советы по юридическим или налоговым вопросам.
Передачи задач на аутсорсинг
Когда вы управляете молодой компанией, непросто доверить часть своей деятельности другим, в моменте когда малейшее решение оказывает немедленное и существенное влияние на жизнь компании.
Вот несколько практических советов, которые помогут вам избежать обычных ошибок аутсорсингового проекта.
Подготовка
Идея передачи одного или нескольких направлений на аутсорсинг может возникнуть из многих ожиданий: экономии времени, гибкости, экономии финансовых средств, предоставления экспертных знаний и т.д. Прежде чем принимать какое-либо решение, задайте себе правильные вопросы, например:
- Принесет ли аутсорсинг реальную добавленную стоимость?
- Рассмотрены ли все доступные варианты?
Какое бы решение вы ни выбрали, важно в письменной форме четко указать, чего вы хотите добиться в итоге:
- Какие именно обязанности необходимо делегировать?
- Как долго вы планируете пользоваться сторонними услугами?
- Какие цели планируете достичь?
Такой подход поможет вам, с одной стороны, выбрать лучшее решение на рынке, а с другой — станет отличной основой для разработки листа заданий для аутсорсера.
Выбор поставщика
Найдите время, чтобы сравнить несколько предложений по соотношению цена / качество. Задавайте вопросы, слушайте ответы, интервьюируйте клиентов: это лучший способ получить представление о способности поставщика услуг принести реальную добавленную стоимость.
Во время консультаций обращайте внимание на доступность и оперативность ваших будущих партнеров, их способность вникнуть в ваши проблемы!
Перед подписанием контракта убедитесь, что поставщик услуг предоставляет вам оперативный канал связи. В случае возникновения проблемы важно, чтобы у вас всегда был человек, с которым можно связаться, который знает вашу организацию и обладает компетенцией решать проблемы.
Тестирование
Проведение предварительного теста, от нескольких дней до нескольких месяцев в зависимости от миссии и инвестиций, будет хорошим способом оценить навыки поставщика услуг и подтвердить выбор аутсорсера.
Регулярный мониторинг
В ходе работы обеспечьте регулярный мониторинг предпринятых действий и достигнутых результатов. Вы можете определить критерии оценки и запросить у поставщика регулярные отчеты о деятельности. Это позволит вам легко оценить эффективность работы в долгосрочной перспективе.
Возникли вопросы?
Мы с удовольствием ответим на все ваши вопросы об аутсорсинге бухгалтерского учета.
