Правильно, уже достаточно времени потрачено на планы и бумаги. Прошел всего час с начала рабочего дня, а вам уже пора взяться за основное дело — решать задачи, необходимые для выполнения проекта. Теперь у вас есть ясная цель и четкий план, поэтому работа над проектом будет легким делом (только работать придется очень быстро).
По существу, все, что вам нужно будет делать, — это последовательно выполнять ваш план, начиная с самых неотложных задач, пока вы не пройдете его до конца. Но некоторые приемы более эффективны, чем другие, поэтому давайте рассмотрим наилучшие способы для того, чтобы сделать работу быстро и хорошо.
ОТЛОЖИТЕ ДРУГИЕ ДЕЛА
Нет, вам не нужно просматривать всю гору папок с материалами, оставшимися с прошлого года, перед тем как вы приступите к этому проекту. Но, если бы этого проекта не было, вы бы ведь не сидели два дня, поплевывая в потолок, не правда ли? Если вы не отложите на время все ваши обычные рутинные дела, вы никогда не закончите проект в срок. Вы, наверное, не запланировали никаких встреч и совещаний на следующие пару дней (я на это надеюсь), но, если вы не проинформируете всех, с кем обычно работаете, что на некоторое время будете недоступны, вас будут постоянно отвлекать и прерывать.
Начните с того, что разошлите по электронной почте стандартное письмо всем вашим регулярным корреспондентам и внутри компании, и вовне (включая ваших родственников и друзей, которые могут позвонить вам на работу), в котором вежливо объясните, что вы будете очень благодарны, если в течение определенного периода они вас не будут отвлекать.
СГРУППИРУЙТЕ ЗАДАЧИ
Я знаю, что вы уже объединили задачи в логические группы по разделам, и часто имеет смысл работать последовательно, выполняя все (или большинство) задач из какой-то одной категории, а затем уж переходя к другой. Также очень полезно составить генеральный план, чтобы иметь возможность быстро определить, как идут дела в каждом из разделов проекта.
Но, когда речь идет о выполнении проекта, возможен и другой способ группировки задач: по роду действий, которые нужны для их решения. Чем лучше и логичнее вы организуете эти действия, тем меньше будете переключаться с одного вида активности на другой. Поэтому сначала проведите час в своем офисе и сделайте все нужные телефонные звонки, потом посидите двадцать минут за компьютером и наберите все нужные тексты, начиная со списка гостей и заканчивая пресс-релизами; после этого можно отправляться на место проведения мероприятия и справиться с дюжиной задач, которые вас там ждут.
План дает вам возможность переходить от одной категории задач к другой, не теряя основного направления. Вы можете поехать на место проведения мероприятия и сделать там все нужные дела и из категории «последняя проверка», и из категории «доставка продуктов», и из категории «техническое оборудование». Вы можете за один раз сделать все нужные телефонные звонки независимо от того, относятся ли они к категории «принтеры», «материалы для прессы» или «предметы для аукциона». Такой подход более рационален и эффективен и поможет вам сэкономить кучу времени.
ВЫПОЛНЯЙТЕ ЗАДАЧИ ПО ПОРЯДКУ
Здесь необходимо учитывать еще одно обстоятельство. Постарайтесь группировать задачи, для решения которых требуются сходные действия, но одновременно имейте в виду, в каком порядке должны выполняться взаимосвязанные вопросы. Допустим, вам нужно послать по электронной почте запрос в типографию, чтобы выяснить, в каком формате туда высылать материалы, после этого позвонить вашему дизайнеру и узнать, сможет ли он их подготовить в этом формате, и снова связаться по электронной почте с типографией. Очевидно, в этом случае вы не решите за один прием все вопросы, для которых нужна электронная почта. Следите за последовательностью взаимосвязанных задач и позаботьтесь о том, чтобы все делать вовремя и в правильном порядке.
Совет:
ЭВАКУИРУЙТЕСЬ
Даже лучше, чем просто «расчистить» ваш рабочий стол, отложив все повседневные дела, на время проекта сделать вот что: найти себе еще одно рабочее место как можно дальше от вашего постоянного офиса, чтобы у вас была возможность сосредоточиться на проекте и вас никто не отвлекал.
Совет:
ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИЛИ НЕОТЛОЖНОСТЬ
Если вы остановились на том, чтобы группировать задачи по характеру действий, нужных для их решения, нельзя забывать о неотложных мерах, которые нужно предпринять немедленно. Следует ли вам сделать сразу все телефонные звонки или только экстренные? Теоретически лучше выполнить все однородные действия сразу, но, если есть какие-то неотложные дела, которые вы должны выполнить в срок, прервитесь — придется пожертвовать эффективностью и сделать эти срочные дела, пока не стало слишком поздно.
Совет:
НЕ ПОПАДИТЕСЬ В ЛОВУШКУ
Иногда вам нужно позвонить человеку, который готов полчаса говорить по телефону, и разговор с ним никак не закончить. Если вы один из многих людей, которым не хватает решительности, чтобы выпутываться из такой ситуации, отправьте такому человеку письмо по электронной почте или специально позвоните тогда, когда его точно нет на месте, и оставьте сообщение на автоответчике.
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ
Почти наверняка, если это достаточно объемный проект, вам придется что-то поручить и доверить другим людям. Иногда это будет временный помощник для простых поручений, в других случаях вам будет помогать целая дюжина квалифицированных сотрудников из вашей фирмы или со стороны. Кто бы ни помогал вам работать над проектом, вам нужно знать, как быстро и эффективно делегировать полномочия и распределять задания. Вот ключевые шаги для того, чтобы успешно с этим справиться:
- Еще раз проверьте задачу и определите цель. Здесь мы снова возвращаемся к постановке целей. Обратили ли вы внимание на то, что определение цели является первым шагом при решении практически всех задач, которые требуют применения навыков менеджмента? Так происходит потому, что если вы не знаете, «куда нужно двигаться», ваши шансы на успех существенно понижаются. Цель похожа на пункт назначения при путешествиях: после того как вы узнаете, «куда вы едете», можно определить, сколько времени потребуется, подумать о том, есть ли какие-то альтернативы и можно ли «срезать путь» и рассчитать дату «окончания путешествия». Таким образом, определите задачу и цель. Объедините в одну группу задачи, у которых одна и та же цель. Например, если вам нужна дополнительная информация для двух или трех статей в информационном бюллетене, поручите ее собрать одному человеку. Цель — найти такую информацию, которая позволит сделать эти статьи интересными и нужными.
- Определите, кому передать полномочия. Человек, который спешит, часто, подобно нищему, не имеет возможности быть разборчивым. И все же даже в спешке не имеет смысла поручать вашим сотрудникам задачи, которые не соответствуют их навыкам и способностям. Если вы хотите поручить кому-то проанализировать для вас информацию или провести исследование, найдите человека, владеющего нужными методиками и умеющего общаться с людьми, если ему понадобится, например, получить информацию о ваших конкурентах от поставщиков или убедить другого, чрезвычайно занятого сотрудника проанализировать данные. Не поручайте ничего людям, которые сначала с энтузиазмом берутся за работу, но потом быстро к ней охладевают и хватаются за что-то еще, не доведя дело до конца. (Когда вы решите, кому поручить ту или иную задачу, — не забудьте записать его имя в вашем плане рядом с названием задачи).
- Определите параметры. Вы определяете цель для того человека, которому поручаете ту или иную задачу. Вашим помощникам нужно знать, что они должны сделать и почему, но это еще не все. Им также нужно знать, сколько это у них займет времени (даже если речь идет о пятиминутном деле), какие у них есть полномочия (например, могут ли они что-то поручать другим сотрудникам) и так далее. Вы должны им сообщить:
- цель;
- срок;
- критерии качества;
- бюджет;
- пределы полномочий;
- подробности об имеющихся ресурсах.
Однако вы не должны им говорить, как делать эту работу. Вы сообщите им все, что им нужно знать, чтобы добиться интересующего вас результата, включая сроки, затраты и все остальное, но они должны иметь возможность самостоятельно решить, как именно это сделать. Возвращаясь к аналогии «цель — это пункт назначения», они могут сами выбрать маршрут, если прибудут вовремя, потратят приемлемое количество горючего и не попадут в аварию. В любом случае, попросите их описать вам выбранный маршрут, но не заставляйте его менять без веских причин. Если вы заметите какую-то проблему, на которую они не обратили внимания, укажите ее и позвольте им самим найти решение…
Не говоря о том, что это обычная практика при делегировании полномочий, поскольку позволяет развить навыки у вашего сотрудника, если вы даете своим помощникам свободу выбора, такой подход позволяет вам самим сэкономить время. Чем более детально вы говорите им, как именно нужно решать ту или иную задачу, тем выше вероятность, что они при малейшем затруднении будут обращаться к вам: «Я не мог дозвониться до Алексея по телефону до трех часов дня. Что вы мне посоветуете сделать?»
Но ведь вы не хотите, чтобы они постоянно теребили вас по пустякам? У вас вполне достаточно забот с вашими собственными проблемами. Поэтому облегчите себе жизнь и дайте им столько свободы, сколько возможно. Если вы зададите им точные параметры желательного результата (на это нужно потратить всего несколько минут), они будут чувствовать себя достаточно уверенно, чтобы проявлять инициативу и самим решать, как выполнить те или иные задачи. В этом случае к вам они будут обращаться только с такими проблемами, о которых вам действительно следует знать (конечно, лучше, чтобы таких проблем вообще не было, но уж, если они есть, то вы должны о них узнать).
- Проверьте, все ли они поняли. Поощряйте разговоры с вашими помощниками о работе, тогда вы можете быть уверены, что они хорошо понимают, что от них требуется и почему. Вы можете предлагать им свои идеи, если не принуждаете их принять ваш подход.
- Предоставьте им обратную связь. Помогайте им во всем, в чем можете помочь. Переговорите с руководителем другого отдела, чтобы ваши сотрудники могли получить от него помощь (или попросите сделать это хозяина проекта); расскажите, как можно получить информацию из источников, о которых вы знаете, а они — нет; предоставьте им копии любых документов, которые могут оказаться полезными, таких, как чертежи демонстрационной модели или расписание решающего дня проекта.
Вот основные принципы привлечения сотрудников для проектов, которые появились в последнюю минуту.
Вам нужно найти время для того, чтобы как следует ввести ваших помощников в курс дела, — обычно для этого хватит всего нескольких минут, в противном случае вам придется потратить в два раза больше времени, исправляя их ошибки.
Всегда стоит помнить, что, если дело, которое вы кому-то поручили, завалено, — это, наверняка, ваша вина (по крайней мере, существенная доля вины — ваша). Так может произойти или потому, что задача была поручена человеку, который для нее не подходил, или потому, что исполнителя неправильно ввели в курс дела. Вы ответственны за выполнение проекта, поэтому, если поручаете какие-то задачи другим людям, будьте готовы потратить время, чтобы как следует объяснить им, что вам нужно. Это в конечном итоге позволит вам сэкономить много времени.
Совет:
КОГДА ПОДЖИМАЕТ ВРЕМЯ, ОБРАЩАЙТЕСЬ К ОПЫТНОМУ ЧЕЛОВЕКУ
Если вы спешите, хорошая идея — привлечь к работе опытного человека, который уже знает, как решать данную задачу, и поэтому ему от вас понадобится только минимальная помощь. Вы, конечно, можете обучить своего помощника, если у вас есть на это время. Это важная задача, но не сейчас, когда вы в цейтноте.
Совет:
РАБОТАЕМ ВМЕСТЕ
Когда вы поручаете какую-то работу своему подчиненному или молодому сотруднику, всегда говорите «мы», а не «вы», особенно если они ведут себя робко или нервничают. Когда вы проявляете солидарность, сказав: «Что же мы с этим будем делать?», — это поднимает их моральный дух.
Совет:
ДУБЛИРОВАНИЕ
Вы всегда можете поручить какую-нибудь задачу не одному человеку, а двум или нескольким. Это хороший способ для того, чтобы подготовить место проведения мероприятия, или для того, чтобы вовремя обзвонить всех поставщиков и проверить, выдерживают ли они график и точно ли знают о том, что и когда нужно доставить. Обычно лучше всего назначить ответственного за выполнение данной задачи, а потом собрать всех участников вместе и объяснить, что от них требуется.
Совет:
ПРОВЕРЯЙТЕ
Даже если вам хронически не хватает времени, это не значит, что вы можете себе позволить не следить за тем, как двигается проект. В конце концов, вы должны быть уверены, что все делается так, как надо. Если вы поручили кому-то срочное дело, которое должно быть закончено к концу дня, все же стоит позвонить этому человеку или заглянуть к нему в середине дня, чтобы проверить, все ли идет как надо.
Другие материалы по теме:
ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПРОЕКТА ПРИВЛЕКАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СВОЮ СТОРОНУ
