Вы можете выполнять проект, но это не значит, что вы его «хозяин» (в большинстве случаев это будет как раз кто-то другой). Итак, ваша следующая задача — определить, кто «хозяин» проекта, и привлечь его на свою сторону.
Итак, кто же «хозяин»? Иными словами, кто, в конечном итоге, несет за него ответственность? Кто его продвигает? Кто дает на него деньги?
Вы можете выполнять всю основную работу, но, вероятно, кто-то был инициатором проекта, или попросил вас поработать над ним, или принял на себя за него ответственность. Это и есть хозяин проекта.
В любом случае вам нужно выяснить, кто хозяин проекта, потому что только у него вы сможете получить нужную вам информацию. Итак, определите, кто это, и как можно быстрее организуйте встречу с этим человеком (или людьми). Если не удается организовать личную встречу, добейтесь хотя бы короткого (но очень важного) телефонного разговора.
ПРИВЛЕКИТЕ ХОЗЯИНА ПРОЕКТА НА ВАШУ СТОРОНУ
Вам нужно, чтобы хозяин проекта был на вашей стороне. Его роль — обеспечить нужные для выполнения проекта ресурсы, поддерживать вас и помогать вам. Скорее всего, он сам заинтересован в этом проекте и увлечен им, но, если нет, вы должны сами увлечь его проектом. Для вас неважно, хочет ли он, чтобы проект был успешным, потому что верит в него, или потому, что иначе у него самого будут неприятности, — важно, что он заинтересован в успехе проекта. В любом случае ему нужно вас поддерживать — иначе шансы на успех проекта уменьшатся. Есть вероятность, что вы получите полную поддержку со стороны хозяина проекта. Если же это не так, у вас большие проблемы, и вам нужно обратиться к тому, кто свалил на вас этот проект, и попросить найти для него другого «хозяина».
Итак, ваша первая задача — проверить, относятся ли хозяева проекта к нему позитивно, а если у них нет особого энтузиазма, попытаться убедить их, что успех данного проекта все же для них важен. Ну вот, теперь вы будете работать вместе для достижения общей цели.
СОГЛАСУЙТЕ ЦЕЛЬ
Возвращаясь к целям, вот что нужно сделать на следующем этапе. Вы уже определили цель проекта, теперь расскажите об этом хозяевам, чтобы проверить, согласны ли они с ней. Если нет, и они имеют в виду что-то другое, — сейчас самое время об этом узнать. Предположим, что, с их точки зрения, основная цель выставки — не привлечь новых клиентов, а укрепить взаимоотношения с уже существующими. Гораздо лучше узнать об этом сейчас, а не после окончания выставки.
Вы испытываете сильное искушение как можно быстрее начать работу. Подождите. Сначала надо прояснить еще пару вопросов с хозяевами проекта. В конце концов, именно они — высшая инстанция, поэтому пока у вас есть возможность обсуждать проект с ними, нужно постараться получить максимум информации. Это отнимет меньше времени, чем обращаться к ним снова и снова по ходу выполнения проекта.
Наиболее важные аспекты выражены в его цели, но проверьте, нет ли у хозяев проекта еще каких-то требований. Может быть, они уверены, что информационный бюллетень должен обязательно включать статью о сотруднике-ветеране, который только что вышел в отставку, или что стенд на выставке не стоит перенасыщать информационными материалами, как это случилось в прошлом году, или что на офисной вечеринке нужно организовать шуточное поздравление-«стрипограмму» для генерального директора. (Стрипограмма (strip-o-gram) — буквально «поздравительная телеграмма с элементами стриптиза». Те, кто поздравляют юбиляра, поют и танцуют в стиле стриптиза.
Снова повторю: сейчас самое время выяснить эти дополнительные пожелания. Вы ведь не хотели бы узнать о них уже после окончания проекта? Но выяснять эти дополнительные пожелания нужно, действуя деликатно. Конечно, необходимо узнать о таких пожеланиях, если они существуют, но для вас будет самым лучшим, если их нет вообще, потому что каждое такое пожелание увеличивает объем вашей работы.
Поэтому спросите ненавязчиво, есть ли у хозяев проекта какие-то дополнительные пожелания по тем или иным его аспектам, но не заостряйте на этом их внимания. Если вы будете слишком активны и настойчивы — нет сомнений, что инициаторы проекта придумают целую дюжину дополнительных условий и пожеланий. Поэтому не подталкивайте их в этом направлении. Быстро выясните, есть такие пожелания или нет, и уходите. Спросив о них, вы защитите себя на тот случай, если боссам что-то не понравится. Предположим, хозяин проекта упрекнул вас в том, что во время дня открытых дверей на парковке не было лотка с хот-догами, — вы можете (дипломатично) напомнить, что у босса был шанс высказать такое пожелание, но он об этом вам не сказал, когда обсуждались детали.
Совет:
ПРОЕКТ КОМПАНИИ
Некоторые проекты, такие, как дни открытых дверей и корпоративные события, про водятся для всей компании в целом, а не для одного или двух отделов. В этом случае хозяин проекта, по существу, — это генеральный директор, однако он может быть слишком занят, чтобы вы могли напрямую с ним общаться, поэтому вам придется докладывать кому-то другому. Определите самого старшего, заинтересованного в успехе проекта менеджера, с которым вы можете непосредственно взаимодействовать.
Совет:
ОБЩАЯ КАРТИНА
Хозяин проекта не должен знать о его деталях, и, будем надеяться, что и не хочет знать. Его задача — ориентироваться в общей картине происходящего. Поэтому не давайте ему возможность тратить время понапрасну, обсуждая с вами детали, детали — это ваша задача. Не стоит о них вообще упоминать. Не нужно говорить о том, что есть проблемы с поставщиками, или о том, что три автора еще не предоставили свои статьи для информационного бюллетеня.
Совет:
СТРАТЕГИЯ ПОДСТРАХОВКИ
Есть еще одна причина для согласования цели проекта с его хозяином: если он согласится на нее вначале, потом у него не будет возможности ее оспаривать. Если он не удовлетворен на все сто процентов тем, как был осуществлен проект, вы все же сможете доказать, что основная, согласованная вначале цель проекта была достигнута. Это застрахует вас от возможных претензий хозяина проекта в будущем.
ДОБИТЬСЯ МАКСИМАЛЬНОЙ ПОЛЬЗЫ
Хозяева проекта должны снабдить вас не только ресурсами, например деньгами. Они также должны помочь вам установить контакты с ключевыми для успеха данного проекта людьми, обеспечить поддержку других отделов, представить вас руководителям вашей фирмы и нужным людям со стороны и сделать массу других вещей для решения тех задач, где их возможности шире, чем ваши.
Есть еще одна проблема, которую нужно решить, перед тем как вы покинете кабинет хозяина проекта, после чего он сможет удобно откинуться в кресле и смаковать свой кофе, пока вы спешите совершать свои «подвиги Геракла» в рекордно короткое время, — это бюджет.
Хозяин проекта — тот человек, у которого есть возможности обеспечить вас всем необходимым, чтобы проект можно было завершить в срок. Теоретически, единственное, что вам нужно сделать, это убедить его дать вам достаточно денег, чтобы купить все, что нужно, дюжину людей в помощь и доступ ко всему оборудованию и ресурсам организации, — а потом вы можете радостно рассмеяться (я имею в виду от облегчения, а не потому, что у вас началась истерика). Хорошо, может быть, это слишком оптимистичные ожидания, но, если уж вам удалось привлечь их на свою сторону, постарайтесь добиться от них максимума. Они желают, чтобы проект был успешным, не меньше, чем вы, — дайте им шанс внести свой вклад. Скажите им о том, что вам нужно.
Для начала получите разрешение на финансирование проекта. У вас должно быть представление о том, сколько денег может понадобиться, идет ли речь о пустяковых расходах или о разрешении потратить тысячи. Вы можете нуждаться в очень скромных средствах, если вам нужно напечатать отчет или информационный бюллетень. С другой стороны, если вы готовите какое-то корпоративное мероприятие, может понадобиться существенная сумма. Без денег на такси, покупку или аренду оборудования, оплату услуг подрядчиков тоже не обойтись, не говоря уже о непредвиденных, но неизбежных расходах в тех случаях, когда только деньги могут быстро разрешить проблему.
Будем реалистами. Хозяину проекта вам нужно будет представить какие-то цифры. Вам действительно понадобится 10000 рублей? Может быть, и 7500 достаточно? Необходимо будет объяснить боссу, сколько денег вам нужно, и не забыть добавить к этой сумме какой-то процент на непредвиденные расходы. Могу дать еще один полезный совет: иметь подробно расписанный бюджет всегда полезно, но сейчас достаточно просто набросать какие-то расчеты на клочке бумаги.
Быстро сделайте все это, не особенно задумываясь о форме. Определите основные расходы и рассчитайте их примерную сумму так точно, как сможете. Постарайтесь потратить на это не более 10-15 минут.
Совет:
СОЗДАНИЕ РЕЗЕРВНОГО ФОНДА
Добавьте к вашему итоговому бюджету процентов пятнадцать на непредвиденные расходы. Это достаточно реалистичная оценка, но в то же время вы можете немного снизить свои запросы, если хозяин проекта не сумеет обеспечить полное финансирование. Однако стоит ему напомнить, что если бюджет будет слишком сильно урезан, и это выяснится уже в ходе выполнения проекта, — уже не будет времени для утверждения дополнительных расходов. А то может сложиться, например, такая ситуация, что ваш самый важный клиент выпил лишнее, а у вас нет денег, чтобы отправить его домой на такси.
ДРУГИЕ РЕСУРСЫ
Деньги — это еще не все, что вам нужно от хозяина проекта. Во-первых, вам понадобятся люди, если их можно привлечь. Вы можете нуждаться в 10 сотрудниках на два дня или всего в одном помощнике на час или два — в любом случае кто-то должен дать на это разрешение. У вас уже могут быть какие-то подчиненные или нет, но если вам нужны дополнительные люди или специалисты из других отделов, хозяин проекта должен добиться для вас разрешения их привлечь. Иногда самый простой способ получить помощь — это привлечь подрядчиков и специалистов со стороны. Будьте реалистом: не подрывайте доверие к вам, запрашивая слишком много сотрудников.
Теперь об оборудовании и других ресурсах. Вам понадобится автомобиль вашей компании, чтобы привезти буклеты, которые будут раздаваться у стенда? Вам нужно разрешение освободить 10 мест на парковке, чтобы разгрузить автофургон, доставивший продукты для буфета? Вам необходима в полное распоряжение брошюровочная машина после обеда? Вам будет нужно после четырех часов забрать все стулья из комнат для совещаний? Хозяин проекта — это как раз тот человек, который может «взмахнуть волшебной палочкой» и доставить вам все, что нужно.
Итак, вот ваша встреча с хозяином проекта. Вы начнете с того, что убедитесь: у вас одинаковые представления о целях мероприятия, а затем у него будет отличная возможность сделать вас преданным энтузиастом проекта, предоставив в ваше распоряжение все, что необходимо для его успешного завершения.
Совет:
ПРОБЛЕМЫ, КОТОРЫЕ НУЖНО РЕШИТЬ С ХОЗЯЕВАМИ ПРОЕКТА
Вот короткий список проблем, которые вам нужно решить с хозяевами проекта.
- Привлечь их на вашу сторону.
- Тщательно согласовать цель.
- Выяснить, есть ли дополнительные требования.
- Определить бюджет проекта: деньги, участников и другие ресурсы.
На будущее:
Когда вам в следующий раз нужно будет выполнить подобный проект, постарайтесь добиться встречи с его хозяином как можно раньше. Найдите время, чтобы тщательно подготовить бюджет (всегда есть риск в последнюю минуту обнаружить, что в спешке вы забыли включить в него что-то важное и дорогостоящее). Продумайте также, какие сотрудники вам могут понадобиться и когда, не забудьте и о других нужных вам ресурсах.
Если вы сделаете все это заблаговременно, недели на две раньше срока, вам будет легче привлечь дополнительных людей и ресурсы. Тогда, если вы снова оставите на последнюю минуту основную часть работы (как бы не так!), вам, по крайней мере, хотя бы об этом уже не придется беспокоиться.
Другие материалы по теме:
ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПРОЕКТА ПРИВЛЕКАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СВОЮ СТОРОНУ
