Оглавление:
Разновидность схемы — выплата компенсаций за разъездной характер работы. В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ они предусмотрены для работников, которые часто ездят в служебные поездки. Размер компенсации и перечень сотрудников, имеющих на нее право, организация устанавливает самостоятельно в локальных нормативных актах, трудовых или коллективном договорах.
К расходам, возникающим при служебных поездках, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ можно отнести:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Преимущества и недостатки схемы
Схема позволяет снизить платежи в бюджет по страховым взносам и НДФЛ, так как с компенсации за разъездной характер работы организация не удерживает НДФЛ (в том числе и с суммы суточных — нормы не установлены) и не уплачивает взносы (п.З ст.217 и подп.2 п.1 ст.422 НК РФ соответственно). Кроме того, суммы компенсаций организация может учесть при расчете налога на прибыль.
Тем не менее при неправильном оформлении документов либо выплате компенсации всем сотрудникам без исключения независимо от наличия у них разъездного характера работы «льготные» суммы налоговый орган может признать частью зарплаты и начислить на нее все соответствующие налоги.
В частности, как указал Минтруд России, не облагаются страховыми взносами выплаты по возмещению работникам, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (в том числе суточные), в размере, установленном коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо от 23.01.2015 № 17-3/В-26).
То есть размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, устанавливаются трудовым или коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации (ч.2 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ). Поэтому компенсации расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере который указан в данных документах.
Этот вывод подтвердил ФСС РФ в письме от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П (п.1). Так, чиновники указали, что страховые взносы не начисляются на стоимость месячных и квартальных проездных билетов, компенсированную сотрудникам, чья работа носит разъездной характер. При этом размер и порядок возмещения расходов, а также перечень должностей таких работников должны быть предусмотрены коллективным договором либо иным локальным актом организации.
Как избежать претензий налоговых органов
Рассмотрим основные моменты, которые проверяет налоговый орган при использовании данной схемы:
- насколько обоснованно включение должностей работников в перечень «разъездных». Например, безусловно, разъездной считается работа водителей, курьеров, экспедиторов. Кроме того, перечни разъездных работников могут устанавливать отраслевые ведомства либо правительство для отдельных видов деятельности. Так, Постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 № 16 утвержден перечень должностей, непосредственно связанных с управлением транспортным средством;
- действительно ли работа сотрудников осуществляется в пути в полевых условиях или в экспедициях (об этом могут свидетельствовать путевые листы наряд-заказы и пр.);
- указан ли разъездной характер работы в трудовых договорах с сотрудниками и в их должностных инструкциях.
Также в организации должен быть приказ руководителя, содержащий порядок использования проездных билетов, возмещения стоимости приобретенных проездных билетов и перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.
Организации важно определить разницу между разъездным характером работы и командировками. К последним относятся поездки сотрудников «по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ст166 ТК РФ)
У работников же с разъездным характером работы конкретного срока поездки нет — вся их работа связана с разъездами и лишь в случае выезда в другой город компенсации дополняются суточными.
Тем не менее, чтобы не возникало споров с налоговыми органами рекомендуем:
- транспортные расходы, расходы на проживание и иные расходы возмещать работнику только на основании первичных документов, подтверждающих реально понесенные затраты (например, договора, накладных и актов транспортной организации, проездных билетов и пр.);
- суточные определять по нормам, которые организация применяет по командировкам.
Можно предложить и другой способ возмещения расходов по проезду своим работникам: разрешить им для поездок использовать личныи автомобиль и выплачивать денежную компенсацию за его использование.
Арбитражная практика
Арбитражная практика показывает, что, несмотря на действующую норму законодательства, а также разъяснения чиновников по данному вопросу, проверяющие часто доначисляют страховые взносы и НДФЛ на те виды компенсационных выплат, которые не подтверждены документально.
Например, в Определении Верховного суда РФ от 24.11.2015 № 14889 по делу № A33-22444/2013 была рассмотрена ситуация, когда водителям (бензовозов) выплачивалась компенсация за разъездной характер работы взамен суточных в размере 10% от установленного должностного оклада за отработанное время (порядок и размер выплат установлены положением об оплате труда).
При этом документов, указывающих, какие конкретно расходы несли работники, представлено не было. По мнению проверяющих, в этом случае выплаты должны облагаться страховыми взносами. Данный вывод поддержали и судьи, указав, что доплаты водителям за разъездной характер работы не соответствовали понятию компенсационных выплат: они начислялись и уплачивались ежемесячно, те. по сути являлись составной частью заработной платы как доплата за работу в условиях, отличных от нормальных. Следовательно, с этих сумм необходимо платить страховые взносы.
Также рассуждали судьи и в постановлениях АС (ФАС) Волго-Вятского округа от 11.11.2015 № Ф01-4546/2015 по делу № А82-18771/2014, Северо-Кавказского округа от 04.08.2014 по делу № А32-28657/2013, Центрального округа от 26.03.2014 по делу № А54-2553/2013 (Определение ВАС РФ от 30.05.2014 № ВАС-6400/14).
В то же время в Постановлении АС Поволжского округа от 19.02.2015 № Ф06-20081/2013 по делу № А65-29152/2013 по аналогичному же вопросу судьи приняли обратное решение: спорные выплаты представляют собой компенсацию, выплачиваемую в связи с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. По мнению арбитров, указанные суммы могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной поездкой, произведенных с разрешения работодателя, в связи с чем они не являются доходом (экономической выгодой) работника и не подлежат обложению страховыми взносами.
