Главная \ Статьи \ Статьи по бизнесу \ Менеджмент \ Решающий день проекта (день Х)

Решающий день проекта (день Х)

Важный день   Вот он и пришел, решающий день. Вы могли начать проект в этот же день, или вам могло понадобиться два-три дня на подготовку — в любом случае, настал «момент истины». Исследовательский отчет должен быть сегодня распечатан (независимо от того, готов он или нет), участники аукциона начнут собираться уже через час, выставка откроется сегодня утром, информационный бюллетень вот-вот будет распечатан, сегодня вечером состоится конференция, вечеринка начнется через полчаса.

   Главное, что нужно сделать к этому дню, — позаботиться о том, чтобы у вас в этот день не было никаких других забот. Если проект — это какое-то отдельное событие, сделайте так, чтобы за час до его начала вы закончили все другие дела. В вашем календаре на это время не должно быть никаких отметок. Вы оставляете себе какой-то резерв времени, и, поверьте мне, вам не придется думать, чем бы себя занять в этот час. Даже если проект отлажен, как часы, вам все равно не придется скучать.

   В основном ваше дело сейчас — наблюдать, но нужно быть готовым вмешаться в любой момент, если что-то пойдет не так, чтобы никакой сбой не стал критическим. Вы именно координатор и поэтому должны координировать.

   ВАША КОМАНДА

   Почти во всех проектах, за исключением самых мелких, вы должны координировать работу команды сотрудников. Из-за недостатка людей может случиться так, что дополнительные участники проекта подключились к нему только сейчас. Но, очевидно, что, если вы, например, проводите пресс-конференцию, то представители отделов по связи с общественностью и маркетинга должны на ней присутствовать. Если вы ведете пресс-конференцию, кто-то должен встречать гостей, пока другой ваш помощник позаботится о технических вопросах, и так далее. Эти люди могут занимать более высокие должности, чем вы, но это неважно. Если они хотят, чтобы все прошло гладко, им следует к вам прислушиваться.

   Вам нужно назначить ответственного за каждую задачу: человека, который проследит за установкой выставочного стенда; сотрудника, который обеспечит, чтобы все было доставлено в срок; еще одного помощника, который позаботится об участниках и гостях; кого-то, кто проверит все техническое оборудование, и так далее. Ваша задача выходить с ними время от времени на связь, чтобы убедиться, что все идет как надо, и быть готовым разрешить возможные проблемы.

   Каждый из этих ответственных должен быть на своем посту, чтобы, если появится какая-то проблема, например, им некого послать за клейкой лентой или стаканом апельсинового сока, или за парой батареек, или за чем-нибудь еще, они могли связаться с вами. Вы также должны быть на своем посту, и вашей задачей будет добыть этот самый стакан апельсинового сока в шесть часов утра или еще что-то другое.

Совет:
ПОСТОЯННЫЙ КОНТАКТ
Независимо от размера проекта и сложности его координации позаботьтесь о том, чтобы у вас и других ключевых участников обязательно были мобильные телефоны. В этом случае, если что-то пойдет не так, вы сразу об этом узнаете и сможете быстро сообщить вашим помощникам, что делать.

   УВЯЗЫВАНИЕ РАЗЛИЧНЫХ ЗАДАЧ

   Самая большая и опасная проблема, с которой вы можете столкнуться, — это сбои графика, после которых все идет наперекосяк. Вот несколько примеров подобных проблем, которые могут возникнуть в последнюю минуту.

  • Фургон, доставивший телевизионное оборудование, заблокировал главный вход и поэтому невозможно подъехать к кухне и доставить туда продукты.
  • Привезли стойки порталов, но нет крана, чтобы поставить их на место, а в компании, которая должна была прислать кран, отвечают, что его не заказывали.
  • Прибыли брошюры, но их нельзя распаковывать: не готовы стенды, на которых книжки нужно раскладывать. Так получилось потому, что столяра срочно вызвали ремонтировать стол, за которым должны сидеть выступающие.

   Проблемы, которые вам придется решать, — это как раз то, что вам придется делать в решающий день. У вас есть человек, ответственный за телевизионное оборудование для пресс-конференции, и сотрудник, который отвечает за доставку всего нужного, но только вы обладаете информацией и полномочиями, чтобы координировать их работу. Если доставочный фургон не подъедет вовремя, сотрудники, отвечающие за подготовку места проведения мероприятия, прибегут жаловаться, что они не могут накрыть столы с закусками.

   Очень важно вовремя обнаружить эти проблемы и разрешить их еще до того, как они начнут нарастать подобно снежному кому. Если всем понятно: именно вы отвечаете за координацию, у людей не будет сомнений в том, что они должны немедленно сообщить вам о любых затруднениях, потому что только вы знаете, какие последствия это может иметь для других аспектов проекта.

Совет:
У ВАС ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВСЕ НУЖНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ
Иногда совершенно необходимо иметь запасное оборудование или дежурных специалистов, т. к. у вас не будет времени послать за водопроводчиком или запасной видеокамерой. Можно позаботиться обо всем, начиная с запасного блока питания и дежурного столяра или электриков до дополнительного транспорта (не забудьте о страховке), чтобы что-то срочно доставить или привезти. Это очень важно, забота о дополнительных резервах окупается.

   КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ

   Да, вам нужны списки и графики, которые помогут вам решать все проблемы, и я не могу их за вас составить.

   Для начала: если вы проводите какое-то мероприятие — выставку, конференцию, день открытых дверей, брифинг для прессы, благотворительный аукцион) вам нужно иметь с собой «стандартный набор инструментов для чрезвычайных обстоятельств», который позволит вам справиться с разными трудностями, сбоями и проблемами, начиная с кнопок, чтобы прикреплять записки, заканчивая молотком, чтобы забивать выбитые половицы. Вот список предметов, которые должны быть в таком наборе.

  • набор основных инструментов, таких, как молоток и гвозди, разводной ключ, нож для резки картона, отвертки (плоская и крестообразная);
  • крепежная лента (для того, чтобы закрепить провода, а то люди будут о них спотыкаться);
  • веревки;
  • прозрачная леска (чтобы незаметно закреплять различные предметы, например, неустойчивые демонстрационные модели на платформе);
  • рулетка; ножницы;
  • изоляционная лента;
  • липкая лента (чтобы прикреплять ярлыки, таблички);
  • лак для волос (он помогает избавиться от нежелательного блеска от некоторых предметов на освещенной сцене).

Совет:
ЗАВЕДИТЕ УДОБНУЮ И НАДЕЖНУЮ ПАПКУ
Вам понадобится раздать помощникам копии контрольных списков, они, естественно должны быть и у вас самих. Вам нужно будет хранить и много других бумаг, таких, как квитанции от поставщиков, копии разосланных приглашении, чтобы можно было проговорить время прибытия, которое там указано, и так далее, экземпляры раздаточных материалов или брошюр, словом, все, что может вам понадобиться. Вам нужна папка-скоросшиватель, а все документы должны быть в ней надежно подшиты чтобы они не выпали и не потерялись. Эта папка будет вашей «библией», и ее важно постоянно иметь при себе. Не теряйте ее. Но - просто на всякий случай-прикрепите ярлык с четким названием на обложке, чтобы, если она все таки куда пропадет, ее было бы легче найти.

   Если в вашем мероприятии будут участвовать приглашенные ораторы, другие выступающие, демонстраторы, директор корпорации и другие люди, позаботьтесь обо всех предметах, которые им могут понадобиться, таких, как ручки, маркеры, английские булавки, иголка с ниткой, и так далее.

   Теперь, когда ваш экстренный набор инструментов готов, о чем еще стоит подумать? Вам необходимо составить список всех задач, выполнение которых следует проверить, начиная от доставки всего, что нужно, заканчивая техническим обслуживанием. Ваш главный план может служить ориентиром. Вручите копию списка данной группы задач тому, кто отвечает за их выполнение, чтобы и он мог проверить, что сделано, а что нет.

   Я, конечно, не знаю специфики вашего проекта, но хочу предложить вам примерный список. Он поможет вам (самим или с чьей-то помощью) определить задачи, о которых нужно постоянно помнить. Не все из этого списка относится к любому проекту, но общая схема будет полезна. Итак:

  • техническое оборудование: блок питания, усилитель, микрофоны, видео- и телеоборудование, телефоны, электроснабжение;
  • помещения: аудитория для выступлений, комнаты для размещения ораторов, для хранения предметов, выставляемых на аукцион, для того, чтобы ваши помощники могли подготовить материалы для прессы;
  • мебель: столы, стулья, светильники, столы для еды, доска для записей и схем;
  • туалеты: включая указатели, где они расположены;
  • гости: нагрудные значки с именами, буклеты/брошюры, блокноты, парковка, верхняя одежда;
  • провизия: еда, чай, кофе;
  • офисные услуги: телефоны, доступ к электронной почте, факс, бумага;
  • столярные и электрические припасы: полки, осветительные приборы, стенды, рамки;
  • мусор: бачки для мусора, уборка, когда все закончится.

   Это послужит для вас отправным пунктом при составлении контрольных списков и поможет проверить, все ли в порядке. Конечно, для некоторых проектов потребуются специальные дополнительные списки, например, предметов, выставленных на аукцион (включая информацию о том, где они хранятся и как будут распределяться), или украшений (для офисной вечеринки), или список печатных материалов, которые нужно вычитать и проверить (например, для важного отчета или информационного бюллетеня).

   Ну а теперь неожиданный разворот: когда мы добрались до конца, вам самое время узнать, что, составляя ваш «генеральный план», легче это сделать, начав с конца, а потом двигаясь к началу. Если вы правильно составите список задач, которые необходимо выполнить к решающему дню, все остальное будет сделать легко. Основная часть вашего плана — это действия по выполнению задач, перечисленных в контрольных списках, и то, что помогает их реализовать.

   РЕПЕТИЦИЯ

   Нельзя преувеличить важность репетиций всех этапов реализации вашего проекта. Очевидно, репетиции необходимы выступающим и тем, кто будет делать презентации, но проверить следует и техническое оборудование. Убедитесь, что те, кто должен подниматься на сцену, сумеют это сделать при ярком свете прожекторов и софитов и что демонстрационная модель будет после перевозки работать так же хорошо, как и в цехе, где она была собрана.

   Проверьте, хватит ли места на сцене для участников поздравительной «стриптограммы» и сумеют ли они танцевать рядом с креслом, где будет сидеть юбиляр, — генеральный директор вашей фирмы (на репетиции можно использовать дублера, и вам решать, нужно ли его одевать в такой же костюм, какой обычно носит ваш босс). Сколько посетителей на самом деле сможет разместиться около вашего выставочного стенда, если полки с экспонатами будут расставлены так, как вы планируете?

   Проверяйте и репетируйте, репетируйте и проверяйте. Запланируйте на все это достаточно времени и не пытайтесь его «ужать». Репетиции — это не роскошь, а необходимость.

   В следующий раз:

   Совершенно ясно, что чем раньше вы начнете составлять план, тем меньше у вас будет бессонных ночей во время подготовки к решающему дню. Поэтому начинайте заранее готовить свои контрольные списки и дополняйте их, как только это потребуется. В этом случае у вас всегда все будет подготовлено.

   Отведите достаточно времени на то, чтобы ввести в курс дела ключевых для проекта людей. Они должны знать, что им необходимо делать и о каких проблемах и затруднениях нужно немедленно вам сообщать. Еще лучше, если у вас есть свободный человек, который во время мероприятия может быть вашим личным помощником.

   Всегда планируйте время для репетиций и технических, и содержательных аспектов проекта. Никогда не надейтесь, что все и так будет работать без проверок и репетиций. Действуйте надежно. Это ведь такой конфуз, если перед аудиторией в пятьсот человек на аукционе занавес вдруг падает на голову аукциониста, когда на сцену выносят лот номер 22. Не правда ли?

Другие материалы по теме:

КАК РАБОТАТЬ С ПРОЕКТОМ?

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

КТО ХОЗЯИН ПРОЕКТА?

ПЛАН ПРОЕКТА

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПРОЕКТА ПРИВЛЕКАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СВОЮ СТОРОНУ

АЛГОРИТМ ЭФФЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ