Главная \ Статьи \ Статьи по бизнесу \ Менеджмент \ Распределение задач во время кризиса

Распределение задач во время кризиса

Кризис-1   Устранение последствий кризиса требует активных действий. Как мы уже отмечали, чем больше времени вы уделите обдумыванию плана, тем более организованными и эффективными будут ваши действия. Однако главное, все же, это действия, а не разговоры. Даже в случае кризиса морального духа вы должны сделать что-то, например, собрать коллектив для инструктажа или организации работы по-новому. В аварийной ситуации делать приходится все — от уборки цокольного помещения до оформления выставочного стенда с помощью пустых пакетов от кукурузных хлопьев и самоклеящейся пленки.

   Когда дело доходит до действий, очень важно, чтобы они были правильными и осуществлялись теми, кому можно доверять. Основные задачи должны быть идентифицированы на кризисном совещании, когда вы определяли проблемы и распределяли приоритеты. К настоящему моменту вы твердо знаете, что необходимо, например, эвакуировать работающих на последнем этаже, убедить директоров выделить людей для работы в отделе сбыта или получить запасную демонстрационную модель из Владимира.

   Теперь вам нужно распределить группы задач между ответственными людьми, которые могут справиться с ними. Так, вы можете поручить одному-двум работникам уборку цокольного помещения или организацию ручной подготовки ведомостей на получение заработной платы. Подобные задания включают в себя целый комплекс задач, на идентификацию или распределение которых у вас нет времени, именно поэтому их следует поручать инициативным людям, способным самостоятельно определить отдельные задачи и обеспечить их решение.

   НЕ ЗАСТРЕВАЙТЕ НА ЧЕМ-НИБУДЬ ОДНОМ

   Кто-то обязательно должен следить за ситуацией в целом и координировать операцию по преодолению кризиса. Это ваша задача.

   Вам необходимо быть на месте с тем, чтобы:

  • вы были в курсе всего происходящего;
  • люди могли приходить к вам с новыми проблемами или идеями;
  • у вас были время и возможность трезво оценивать ход операции, принимать решения и созывать повторные совещания по мере необходимости.

   Это означает, что вам не следует брать на себя решение других важных задач. Если починка грузовика — единственное, что может спасти ситуацию, а кроме вас квалифицированных механиков больше нет, то вам придется заняться ремонтом. Однако в иных ситуациях не берите на себя задач, которые поглощают внимание.

   Конечно, вы не должны слоняться без дела. Наилучший выход — помогать в решении задач, которые не занимают голову и могут быть легко оставлены, когда ваше присутствие потребуется в другом месте. Помогайте мыть пол, передвигать оборудование, разбирать бумаги, делать простую физическую работу. Ваши подчиненные оценят это.

Совет:
Отдайте поводья
Иногда лучше, когда операцией по преодолению кризиса руководит кто-то другой. Конечно, босс — это вы, но, возможно, ваш менеджер по маркетингу, начальник цеха или специалист по компьютерам лучше владеют ситуацией. Наделите их полномочиями: главная ваша задача здесь — определить, кому поручить управление. После этого отойдите в сторону. Не снимайте с себя ответственности; будьте поблизости на тот случай, если понадобится ваша помощь. Но пусть именно они принимают решения.

Совет:
НЕ ЗАДЕВАЙТЕ ЧУЖОГО САМОЛЮБИЯ
Когда вы приходите на помощь, то попадаете под начало того, кому поручена данная задача. Может случиться, что Татьяна отвечает за эвакуацию оборудования, а вы переносите архивные диски. Не забывайте, кто здесь главный, — Татьяна. Не пытайтесь взять руководство на себя, в противном случае, когда вас вызовут куда-либо, Татьяна окажется в неудобном положении. Для Татьяны вы всего лишь пара свободных рук. Действовать как руководитель вы можете только при решении вопросов, не касающихся эвакуации оборудования.

   КОМУ ЧТО ПОРУЧИТЬ

   Так кому же поручить выполнение задачи или группы задач? Мы не можем дать точный ответ, поскольку не знаем, каков характер вашего кризиса и какие люди вас окружают. Вместе с тем можно утверждать, что для выполнения определенных типов задач подходят определенные типы людей. Вам нужно правильно определить пару «человек — задача».

   Итак, ниже мы рассмотрим восемь основных типов людей, которые должны (или не должны) находиться рядом с вами во время кризиса, и типы задач, которые можно им поручать.

   1. Исполнительный человек. В чрезвычайной ситуации очень хорошо иметь рядом того, кто выполняет ваши указания без лишних слов. Если вы говорите: «Вызови скорую помощь» или «Сначала поставь это на верхние полки», он просто делает то, что сказано. Другие в подобной ситуации начинают задавать вопросы: «А может быть, нам лучше пригласить врача?» или «Почему именно это нужно поставить в первую очередь?»

   Бывают моменты, когда люди могут помочь, предлагая более удачное решение, чем ваше, но в чрезвычайных условиях быстрота принятия решения нередко более важна, чем отыскание идеального варианта. Когда вам приходится принимать решения очень быстро, на поиски лучшего варианта нет времени, в таких условиях нужно действовать, а не спорить. Надежный «исполнитель» не только выполнит ваши указания, но и послужит примером для остальных.

   2. Хладнокровный человек. Такие люди способны находить правильный путь, находясь в самой гуще событий. Обладают они быстрой реакцией или нет, не имеет значения. Вы можете подсказать, что нужно делать, если хладнокровный человек не силен в принятии решений, зато он незаменим для работы в напряженной обстановке и при оказании первой помощи. Считайте, что вам повезло, если в вашей команде есть несколько хладнокровных людей.

   3. Человек, способный принимать решения. Нередко в чрезвычайной ситуации действовать нужно сразу в нескольких местах; например, бороться с огнем на втором этаже и считать эвакуированных из здания на автомобильной стоянке. Или же перекрывать лопнувшую трубу и устранять последствия протечки. Вы не можете находиться одновременно в двух местах, именно поэтому необходим человек, который возьмет на себя вашу роль там, где вас нет.

   4. Паникер. Такого человека нужно убрать с дороги как можно скорее. Проблема в том, что сказать ему об этом невозможно. Поэтому найдите какой-нибудь благовидный предлог и отправьте его с глаз долой: «Ирина, Ольга не может перекрыть трубу без инструментов. Не могла бы ты поискать что-нибудь подходящее?»

   5. Пробивной человек. Некоторые кризисы невозможно устранить без внешней помощи. Кому-то нужно позвонить на склад и попросить грузчиков помочь вынести оборудование, упросить водопроводчика бросить все и заняться вашей проблемой, а если это не удается, то найти еще кого-нибудь, разбирающегося в сантехнике. Для некоторых людей справиться с такой задачей ничего не стоит — они знают, кому позвонить, и совершенно не стесняются попросить одолжения.

   6. Человек, внимательный к мелочам. Человеку, поставленному напоминать о забытых вами делах, намного легче заметить то, что упущено из виду. Для такой роли подходит тот, кто может сосредоточить свое внимание лишь на важных вещах. Вместе с тем очень неплохо, когда в команде есть сотрудник, который время от времени напоминает, что при отключении электроэнергии автоматические ворота не откроются и не пропустят пожарную машину, или может сказать, потратив 45 минут на борьбу с разлившейся водой, что неплохо бы отменить назначенную на сегодня встречу с самым крупным клиентом, пока тот не выехал из своего офиса.

   7. Человек, способный решать проблемы. Как спасти станок в залитом водой помещении, если он не проходит через дверь? Оставьте эту задачу тому, кто сумеет найти выход из ситуации, а сами займитесь другими делами. Решение данной проблемы может потребовать слишком много вашего времени, поэтому пусть этим занимается кто-нибудь другой.

   8. Сочувствующий. Нередко такие люди очень хорошо успокаивают окружающих, не дают упасть духом клиентам, которых эвакуируют из-за пожара, или ободряют пострадавшего, пока не приедет «Скорая помощь». Это не задание, которое можно поручить любому, кому нечем заняться. Такая роль требует особых способностей. Не исключено, что с ней отлично справится ваш паникер после того, как у него пройдет первый шок.

Совет:
ЧЕЛОВЕК, СПОСОБНЫЙ ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ
Человек, способный принимать решения, должен не только быстро мыслить, но и пользоваться авторитетом среди коллег. Это совсем не обязательно самый старший по возрасту или должности работник, это может быть человек, которого просто уважают в коллективе. В этом случае никто не станет возражать, если вы скажете: «Вы трое, пожалуйста, пойдите и помогите Владу эвакуировать персонал с третьего этажа».

Совет:
ПУСТЬ ПОМОГАЮТ ВСЕ ЖЕЛАЮЩИЕ
Бывают кризисы, справиться с которыми могут очень быстро один-два трезвомыслящих человека. Однако встречаются и ситуации, на преодоление которых требуется довольно много времени, когда приходится искать добровольцев, готовых, например, поработать вечером или в выходные дни на уборке залитого помещения. В таких случаях очень важно участие всех членов коллектива, иначе те, кого лишили этой возможности, решат, что они не нужны. Постарайтесь сделать так, чтобы каждый мог гордиться своим вкладом в общее дело.

   СОЗДАНИЕ СИЛЬНОЙ КОМАНДЫ

   Когда дело доходит до устранения последствий кризиса, не стоит искать каких-то непоколебимых правил, поскольку все сильно зависит от конкретных условий. Вместе с тем работа пойдет быстрее и слаженнее, если вы будете следовать нашим рекомендациям относительно того, кому какие задачи поручать. В целом, сильная команда, члены которой привыкли работать вместе, неизменно справляется с кризисом быстрее (даже если к такой ситуации никто специально не готовился), чем слабая и разобщенная группа.

   Это происходит потому, что каждый член команды хорошо представляет свою роль, функции и взаимосвязь с другими участниками. В команде, таким образом, отсутствуют те многочисленные коммуникационные барьеры, которые усложняют и замедляют работу прочих групп людей. Например, в хорошей команде управление само собой оказывается в руках самого подходящего человека независимо от его служебного положения, в то время как разобщенная группа зачастую не может «назначить» подходящего лидера.

Совет:
НЕ ЗАСТАВЛЯЙТЕ ЛЮДЕЙ
Вы не можете заставить человека превратиться, например, в талантливого специалиста по оказанию первой помощи; он прежде всего должен быть энтузиастом своего дела. Поэтому, если кто-то отказывается, не настаивайте, а поищите другую подходящую кандидатуру.

   Вывод:

   Заранее спланируйте, кому какую роль можно поручить в чрезвычайной ситуации. Попробуйте проделать это вместе с командой во время проведения годового совещания по кризисному планированию. При единодушном избрании, например, «человека, способного принимать решения», все почувствуют себя причастными, а потому будут вести себя более лояльно во время кризиса.

   Конечно, не все роли можно обсуждать открыто. Определите «паникеров» заранее, но не объявляйте об этом во всеуслышание.

   Коллективно обсуждать можно следующие роли:

  • хладнокровного человека;
  • человека, способного принимать решения;
  • пробивного человека;
  • человека, способного решать проблемы;
  • сочувствующего.

   Чем больше люди знают о своей основной роли (вспомогательная роль каждого — делать все остальное, что требуется), тем слаженней они работают вместе, тем выше оценивают себя и эффективнее решают проблемы.

   Есть еще один важный момент, который может сделать вас более подготовленным к кризису: позаботьтесь о том, чтобы в команде был как минимум один квалифицированный специалист по оказанию первой помощи. Не бросайте клич с призывом добровольцев. Составьте список всех находящихся в помещении, а потом вычеркните тех, кто, по-вашему, может потерять присутствие духа в критической ситуации. Оставшиеся и есть потенциальные специалисты по оказанию первой помощи. Выберите лучших и спросите, не хотят ли они пройти подготовку.

   Если группа ваших сотрудников часто бывает в командировках, например, на торговых выставках, где нужно монтировать тяжелые стенды, ее представитель также должен пройти курс оказания первой помощи. Было бы неплохо, если бы новоиспеченный специалист провел с командой занятие по основам оказания первой помощи.

   Подойдите к подготовке специалистов серьезно. Опыт показывает, что человек, проходящий однодневный курс обучения раз в пять лет, теряет сознание при виде сильно кровоточащей раны. Освежать знания и навыки необходимо регулярно.


Другие материалы по теме:

КРИЗИС? БЕЗ ПАНИКИ!

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ КРИЗИСА