Главная \ Статьи \ Статьи по бизнесу \ Менеджмент \ При выполнении проекта привлекайте людей на свою сторону

При выполнении проекта привлекайте людей на свою сторону

Привлекайте людей на свою сторону   Вам нужно за короткое время очень много сделать. Вы, наверное, не успеете подготовить все, что нужно, если вам не помогут, но даже если каким-то образом успеете, все равно не отказались бы от помощи. Это даст вам время, чтобы уделить больше внимания по-настоящему важным вопросам или справиться с неприятными неожиданностями. В конце концов, ваша работа — управлять проектом, не обязательно все делать самому.

   Может быть, вам уже помогают. Вероятно, у вас есть своя «команда», которая может вам помочь; возможно, вам дали людей из других отделов организации; может быть, вам удалось привлечь помощников извне. Но вот еще что: воспользуйтесь своим даром убеждения, чтобы люди помогли вам и уделили вам свое время, даже если они не обязаны это делать.

   И в ситуациях, когда вам помогают люди, которых обязали это делать, и в том случае, если это люди, которые добровольно оказывают вам услугу, вам нужно их как-то мотивировать, чтобы они сделали все возможное для успеха проекта. Это от вас зависит, согласятся ли они помогать и приложат ли к этому все усилия. В этой главе речь пойдет о приемах, которые можно использовать, чтобы добиться максимальной помощи от других людей. Так получается, что те люди, которые вам больше всего нужны, это именно те, кто всегда занят и перегружен.

   МОТИВАЦИЯ

   Мотивация — это ключевое условие для успеха проекта. Если другие люди желают помочь и хотят, чтобы проект действительно получился, — у вас нет проблем. Вопрос в том, как вам их мотивировать? Первая вещь, которую вы должны понять: с точки зрения других людей, работать на ваш проект и работать на вас — это практически одно и то же. Для них вы — это и есть проект. Как бы их ни интересовал проект сам по себе, нужно, чтобы они захотели сделать все возможное именно для вас.

   Ваша команда может хотеть, чтобы офисная вечеринка прошла отлично, но если вы их деморализуете или расстроите, они не сделают для этого все возможное. Даже если они будут усердно работать, их усилия будут направлены в первую очередь на то, что их занимает, а это может расходиться с вашими интересами. Например, все захотят надувать воздушные шарики, но не найдется желающих отсчитать 300 салфеток и разложить их так, чтобы их цвета чередовались в соответствии с разработанной вами схемой.

   Очевидно, все это еще более важно, если проект сам по себе не слишком интересует сотрудников, которые с вами работают. Возможно, коллегам из другого отдела абсолютно безразлично, успеете ли вы в срок отдать в печать информационный бюллетень или нет. Возможно, служащий в приемной считает, что день открытых дверей — это совершенно бессмысленная затея. Но вам все-таки нужно будет убедить этих людей, чтобы они предприняли реальные усилия и помогли вам в работе. Единственный способ — уговорить их сделать это лично для вас, если же и вы их не интересуете, — вы пропали.

   ЧЕМ ИХ МОЖНО ЗАИНТЕРЕСОВАТЬ?

   Людей мотивирует возможность получить награду, при этом разных людей интересуют разные виды поощрений. Вы должны о каждом вашем помощнике задать сами себе такой вопрос: «А чем его можно заинтересовать?» Ответы будут разными.

   Кроме того, ваши возможности что-то предложить сотрудникам ограничены. Вероятно, вы не уполномочены предложить им пользоваться автомобилем фирмы, или дать дополнительно две недели к ежегодному отпуску, или повысить зарплату. Но это ничего. Вы ведь и не просите своих помощников отложить свадьбу и не подвергаете риску получить серьезную травму. Вы просите их уделить вам несколько часов их рабочего времени, поэтому и награда может быть достаточно скромной.

   Есть два типа поощрений, которые вы можете предложить людям. Об одних вы объявляете предварительно («Если вы мне поможете сегодня вечером, то в пятницу я отпущу вас с работы сразу после обеда»), другие необязательно обещать заранее, потому что опыт работы с вами покажет людям, что если они работают для вас, то что-то потом от вас получают взамен. Например, вы напишете докладную записку начальнику отдела, где они работают, в которой расскажете, как здорово они вам помогли.

   Итак, вам нужны идеи различных наград и поощрений, которые вы можете предложить людям, помогающим вам в работе над проектом. Людей нужно поощрять и в том случае, если они просто оказывают вам любезность, и в том, если их заставили вам помогать, и у них не было выбора. Вот некоторые способы мотивации, которые вы можете использовать, чтобы люди приложили реальные усилия, помогая вам в работе над проектом.

   Деньги. Это один из наиболее очевидных способов поощрений. Вы не всегда его - сможете использовать, но часто это возможно, особенно если вам помогают ваши собственные сотрудники. Если вы хотите, чтобы они поработали на вас сверхурочно, разумно сообщить им, что это будет учитываться при определении размера премии к Рождеству или при решении о том, кому будет повышена зарплата.

   Статус. Некоторые люди относятся к нему совершенно безразлично, но другие очень о нем заботятся. Поручите тем людям, которые ориентированы на статус, помогать приглашенным ораторам (особенно, если это знаменитости) или взять интервью у генерального директора корпорации для вашего информационного бюллетеня. Или скажите им, что, поскольку они будут перевозить очень важную демонстрационную модель, вы позаботились о том, чтобы им выделили место на парковке для топ-менеджеров корпорации, поближе к входу в здание. Еще один вариант — это назначить их руководить несколькими вашими помощниками.

   Признание. Оно отличается от признательности (о которой мы скажем чуть позже), потому что в данном случае имеется в виду сообщение об их достижениях широкому кругу людей. Обещали вы это заранее или нет, имеет смысл отметить усилия помогавших вам людей, написав об этом статью или благодарственную заметку в информационный бюллетень фирмы, или проинформировать об их вкладе начальника отдела, где они работают, или даже сообщить генеральному директору, как полезна была их помощь.

   Ответственность. Некоторым людям очень хочется доказать самим себе или вам, что они способны взять на себя ответственность и справиться с задачей. Так и сделайте их ответственными за поиск, систематизацию и распределение всех предметов, которые будут выставлены на аукцион, или назначьте ответственными за верстку и презентацию важного отчета, который вы заканчиваете. Таким людям обычно также очень приятно получить в свое распоряжение нескольких помощников.

   Удовлетворенность от работы. Для многих людей сам факт, что они отлично сделали свое дело, — существенная награда, даже до того, как вы это отметили и поблагодарили их. Дайте таким людям задачу, которую они смогут выполнить с начала до конца, чтобы потом они могли гордиться ею. Это может быть, например, организация парковки, украшение зала, где пройдет вечеринка, сведение всех ваших разрозненных заметок в удобный и информативный пресс-релиз.

   Вызов. Это похоже на удовлетворенность от выполненной работы, но только такой, которая требует усилий, оказывается достаточно трудной и чем-то новым, чего они раньше еще не делали. Попросите, например, таких людей добиться, чтобы заработала демонстрационная модель, или установить хорошие рабочие отношения с внешними поставщиками.

   Признательность. Практически любому человеку будет приятно услышать, что вы ему благодарны за то, что он задержался в офисе и несколько часов работал на вас сверхурочно, или за то, что он отложил другие дела, чтобы помочь вам. Учитесь замечать хорошую работу и благодарить за нее людей. Причем не только в конце проекта, но и по ходу. Когда вы проноситесь в спешке мимо стола с закусками, не повредит сказать человеку, который его подготовил: «Как все симпатично выглядит». Когда кто-то передает вам аккуратно напечатанное оглавление и аннотацию отчета, вы можете сказать: «Спасибо, как быстро вы это сделали!» Всегда будьте готовы выразить признательность — это убеждает людей в том, что для вас действительно стоит постараться.

   Очевидно, что для большинства людей хорошо подойдет комбинация двух или более способов поощрения. Может быть, это и будет избыточным для тех, кто потратил на помощь вам всего пять минут, но не жалейте усилий, воздавая должное тем, кто потратил, помогая вам, несколько часов или пару дней.

   Перед тем как распределить задания между вашими сотрудниками или добровольными помощниками, подумайте о том, какое из поручений может заинтересовать и мотивировать каждого из них. Возможно, никто не будет испытывать вдохновение, подметая пол, но могут найтись такие люди, которые сделают это быстро и хорошо, если им заплатят, или если вы просто их поблагодарите.

Совет:
ПОМОГИТЕ ИМ НАЙТИ ДЛЯ ВАС ВРЕМЯ
Мотивация может снижаться из-за того, что людей просят (или от них ожидают) сделать какую-то работу, на которую у них просто нет времени. Они испытывают стресс, пытаясь «впихнуть» все дела в свой рабочий день, поэтому постарайтесь дать людям как можно больше информации и уделить им достаточно внимания, даже если вы сами пока не знаете, какую именно помощь придется у них попросить. В этом случае они, по меньшей мере, смогут выделить какое-то время для ваших поручений.

Совет:
ВРЕМЯ УЧИТ
Каждый раз, когда вы руководите проектом, вы должны не скупиться выражать свою признательность вашим помощникам так, чтобы им это было приятно и полезно. Тогда они скоро будут знать, что вы всегда каким-то образом вознаградите их за усилия, даже если заранее им этого не обещали.

Совет:
ОСОБАЯ БЛАГОДАРНОСТЬ
Быстрое «спасибо» на бегу — это здорово, но когда кто-то завершил задание, специально поблагодарите этого человека, чтобы показать ему вашу искреннюю признательность. Всегда постарайтесь похвалить какой-то конкретный аспект работы, который особенно хорошо получился: «Как быстро» или «Мне нравится, что вы так свободно разместили текст, теперь он хорошо читается» или «Какая отличная идея! Мне бы и в голову не пришло, что можно так расставить стулья, здорово получилось».

Совет:
НЕ ПЫТАЙТЕСЬ СДЕЛАТЬ СЛИШКОМ МНОГО САМИ
Если вам повезло, и у вас есть несколько помощников, даже не пытайтесь делать сами то, что можно им поручить, иначе у вас ничего не получится, и вместо того, чтобы сделать больше, вы ничего не успеете. Когда у вас есть несколько сотрудников, ваша задача — координировать их усилия, проверять завершенные задания, объяснять новые поручения, хвалить и благодарить. Это важнее всего. Вы можете сами взяться за какое-то элементарное дело, от которого можно легко оторваться, например, расставлять тарелки и раскладывать ножи и вилки, но не пытайтесь брать на себя решение сложных задач.

   СОЗДАЙТЕ НУЖНУЮ АТМОСФЕРУ

   Люди всегда лучше работают, если делают это с удовольствием. Дайте им возможность работать весело. Вы должны стремиться к тому, чтобы каждый, кто не участвует в вашем безумном и спешном проекте, жалел об этом. Используйте свое чувство юмора, создайте атмосферу веселья, чтобы появились командный дух и ощущение, что вы вместе работаете для общей цели. Пошлите за пирожными для всех, устройте соревнование, кто быстрее установит свой ряд стульев (но при этом аккуратно и ровно), или пообещайте бутылку вина тому, кто первым закончит свою статью для информационного бюллетеня.

   Если есть какая-то скучная работа, сделайте так, чтобы ее выполняли сразу двое или трое. Лучше дать трем людям вместе три таких задания, чем раздать по одному скучному заданию каждому из них. Так им будет веселее работать. Этот метод работы в группах использует компания Volvo, собирая свои автомобили. (Чтобы снизить монотонность работы, Volvo отказалась от конвейерной системы. Группа рабочих собирает автомобиль с начала до конца. — Прим. пер.)

   Конечно, проще всего сделать это, если все работают в одном и том же здании, но, даже если, например, авторы статей для информационного бюллетеня работают в разных фирмах, вы можете заразить их энтузиазмом, отвечая на их письма с юмором и искренней заинтересованностью. Да, на это уйдет какое-то время, но если это ускорит работу над проектом, то затраты окупятся.

   ВАШЕ СОБСТВЕННОЕ ОТНОШЕНИЕ

   Важно, чтобы участники проекта к вам хорошо относились, чтобы вы были популярны, несмотря на то, что испытываете постоянный стресс. Эти люди усердно работают для вас, постарайтесь, чтобы им этого хотелось. Если они делают ошибки, будьте к ним снисходительны, а то в следующий раз они будут их делать специально, чтобы вам досадить. Не увлекайтесь ролью босса — всегда просите людей сделать ту или иную работу, а не приказывайте им (даже если они обязаны делать то, что вы им скажете).

   Как бы вы ни устали и ни были раздражены, никогда не вымещайте это на ваших сотрудниках. Они стараются изо всех сил, и если вы усилите их стресс, это плохо скажется на результатах работы. Если вам невмоготу, уйдите куда-нибудь в темный угол, где вас никто не увидит, и там орите и бейте кулаком в стену, пока не почувствуете себя лучше. Если вы будете, несмотря на спешку, приветливым и дружелюбным, люди войдут в ваше положение и не станут зря тратить ваше время.

   НАЙДИТЕ ВЕРНЫЙ ТОН

   Если вы пытаетесь убедить людей сделать что-то бесплатно (или сделать очень много, а получить за это пустяк), вам нужно хорошо продумать, как просить их об этом. Некоторые люди по своему характеру всегда готовы помочь, но есть и такие, которые не любят помогать, и вам нужно подумать о том, как убедить их помочь вам или оказать вам услугу до того, как вы обратитесь к ним с просьбой. Это может быть поставщик, коллега, ваш босс или руководитель другого отдела — главное, решить заранее, что вы им скажете.

   Не стоит притворяться тем, кем вы в реальности не являетесь, — это будет отдавать фальшью, и ничего хорошего не выйдет, но у большинства из нас есть выбор из нескольких стилей поведения, которые мы успешно используем в разных ситуациях. Вы можете чувствовать себя вполне комфортно, обратившись к одному из коллег: «Послушай, приятель, ты не мог бы выручить меня?», а другого попросить так: «Извините, что мне пришлось вас побеспокоить, но, может быть, вы сумеете мне помочь?» Подумайте, как лучше всего обратиться к данному человеку. Это относится и к описанию того, что вам от них нужно. Стоит ли проинформировать их о предыстории проекта или лучше сразу перейти к сути? Стоит ли представить дело так, будто оно не стоит больших усилий, или лучше откровенно рассказать, что оно потребует напряжения?

   Важен не только выбор слов, но и то, каким тоном они сказаны. Одни люди хорошо реагируют на лесть, а у других она вызывает раздражение. Некоторые очень не любят, когда вы напоминаете, что оказывали им услуги и поэтому рассчитываете на ответную помощь. Одни воспримут это как эмоциональный шантаж, а другие, напротив, скажут «да-да, конечно». Это не так сложно, как может показаться: суть в том, что многие люди просто вообще не продумывают заранее, как обращаться за помощью, но если вы станете это делать, шансы на успех повысятся.

   Позаботьтесь о том, чтобы ваши жестикуляция и мимика не были вызывающими или агрессивными. Не смотрите все время собеседнику в глаза, не стойте к нему слишком близко, а также избегайте властных жестов, например, не грозите пальцем и не стучите кулаком по столу. Все это будет выглядеть как попытка «надавить» на собеседника, чтобы он сказал вам «да». Это может пройти с людьми, которые никогда не возражают начальству (хотя и они будут выполнять порученную работу скорее с неохотой, чем с воодушевлением), но с более сильными личностями такой подход даст обратный эффект.

   Если вам покажется очень сложным все, о чем шла речь выше, это не так. Не беспокойтесь. Если вы не пытаетесь «давить» на других людей и не ведете себя агрессивно, у вас с этим и не будет никаких проблем. Убедите себя в том, что просите другого человека об услуге, и у него есть полное право вам в этой услуге отказать, и тогда правильный тон, жестикуляция и манера поведения получатся сами собой.

Совет:
ЗАСУЧИТЕ САМИ РУКАВА
Вас будут больше уважать и вы станете популярным, если засучите рукава и вместе с вашими помощниками возьметесь за скучную и неприятную работу. Если они увидят, что вы сами протираете и развешиваете таблички-объявления, то вряд ли станут ворчать, если вы попросите их сделать что-то столь же прозаическое, и ваша популярность резко повысится. А популярность очень важна для успешного менеджера.

Совет:
БУДЬТЕ ВЕЛИКОДУШНЫ
Вы просите других людей об одолжении — это значит, что они могут сказать вам «нет». И вы знаете, что у них могут быть на это причины. Вы ведь и сами далеко не всегда соглашаетесь оказать услугу, когда вас об этом просят. Будьте любезны и доброжелательны, даже когда вы получаете отказ. Если вы «надуетесь», можете быть уверены, что и в будущем этот человек не скажет вам «да». Если же вы, напротив, проявите великодушие («Ничего, я вижу, что сейчас вы действительно очень заняты»), весьма вероятно, что у человека, который отказал вам в этот раз, возникнет чувство вины, и в следующий раз он откликнется на вашу просьбу.

Другие материалы по теме:

КАК РАБОТАТЬ С ПРОЕКТОМ?

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

КТО ХОЗЯИН ПРОЕКТА?

ПЛАН ПРОЕКТА

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

РЕШАЮЩИЙ ДЕНЬ ПРОЕКТА (ДЕНЬ Х)

АЛГОРИТМ ЭФФЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ