План проекта

Проект-5   Вроде бы, пока еще не время продумывать список предстоящих вам задач, но, поверьте мне, «чем больше спешки, тем ниже скорость». Честное слово, в конечном итоге получится быстрее и эффективнее, если вы все подготовите заранее.

   Единственным исключением могут быть одна или две ключевые задачи, которые действительно не могут ждать. Возможно, поставщик продуктов сообщил вам, что не сможет привезти провизию более чем на 60 человек, если не получит от вас окончательные данные о количестве участников вашего мероприятия до 9.30 сегодняшнего утра. Если уже 9.28, и вы ожидаете, что будет 75 человек, вам лучше позвонить немедленно и отложить все другие дела.

   Не отвлекайтесь, пытаясь сделать все, что кажется неотложным, пока вы не разработали свой план, иначе вы вообще ничего не сможете планировать, а если у вас нет плана — абсолютно все кажется неотложным. План ускорит ход выполнения проекта, потому что вы сможете сосредоточиться на самых важных задачах и оптимизировать всю работу, делая ее быстрее и эффективнее. Честное слово, ключевое условие для разработки плана — записать все, что вам нужно сделать. Если это не записано, это не будет сделано. Вы можете просто позабыть о чем-то, и, если это не записано «черным по белому», никто вам и не напомнит. После того как вы записали данную задачу, она не выпадет из вашего плана (по крайней мере, если вы его не потеряете). Вам уже не нужно будет держать в памяти длинные списки нужных дел и будет над чем работать, пока вы не закончите проект.

   РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ

   Сделать набросок плана просто — двигайтесь от уровня к уровню, от общего к частному. Сначала вверху страницы (на обратной стороне конверта, на клочке бумаги) набросайте список тем. Это основные категории задач, которые вам нужно выполнить, и они должны включать в себя все, что вам предстоит сделать, в том числе «разное» — заголовок, который объединяет задачи, не вошедшие в другие разделы.

   В зависимости от типа вашего проекта список заголовков может выглядеть примерно так:

  • Поставщики провизии
  • Выступающие
  • Транспорт
  • Оборудование
  • Печать и размножение материалов
  • Окончательные проверки
  • Посетители
  • Предметы для аукциона
  • Информация для прессы
  • Разное
  • Место проведения мероприятия ...и так далее.

   Иными словами, вы должны сгруппировать ваши задачи.

Совет:
ДОПОЛНЕНИЯ
Если вы уже дошли до конца страницы, а есть еще не записанные названия групп задач, не переделывайте список, просто приклейте к исписанному еще один чистый лист, и у вас появится возможность продолжить список.

   ДЕТАЛИЗАЦИЯ

   После того как вы записали все заголовки (вы всегда можете добавить дополнительные заголовки позже, если что-то пропустите), следующий шаг — перечислить все частные задачи, входящие в каждый из разделов, от заказа такси до доставки выступающих с вокзала и размножения раздаточных печатных материалов.

   Еще раз подчеркну, самое важное — записать абсолютно все, какой бы мелкой ни была задача. Если это нужно сделать, задача должна быть записана, вплоть до такого дела, как «проверить, достаточно ли туалетной бумаги в туалетах». Кстати, не ломайте голову, решая, к какому разделу отнести ту или иную задачу. В большинстве случаев это очевидно, а если нет — не стоит тратить время на размышления. Возьмите, к примеру, заказ такси, чтобы привезти основных выступающих. Вы можете включить эту задачу и в раздел «транспорт», и в раздел «выступающие» (если у вас есть оба эти раздела), куда вам больше нравится.

   Единственное, что следует принимать во внимание, когда вы вырабатываете план, — порядок, в котором нужно решать различные задачи. Старайтесь записывать самые неотложные дела в начале списка. Если что-то необходимо сделать до того, как будет решаться какая-то другая задача, именно в таком порядке эти две задачи и должны быть расставлены в вашем плане. Итак, если вы не можете заказать такси до того, как позвоните выступающему и узнаете у него, когда он приезжает, так и запишите: сначала «позвонить выступающему», потом «заказать такси». Это значит, что, если вы будете использовать этот простой алгоритм и записывать задачи в порядке их выполнения, вы не запутаетесь.

   Следующий шаг, при условии, что вам кто-то помогает реализовать проект, это определить, кто будет выполнять каждую из задач.

Совет:
РЕЗЕРВНАЯ КОПИЯ
Если может случиться так, что вы потеряете план, сделайте резервную копию и храните ее где-то в надежном месте. В конце дня постарайтесь внести в эту резервную копию плана все дополнения, которые вы сделали. Ваш план будет постоянно меняться, и резервная копия не всегда будет полностью соответствовать его последнему варианту, но это гораздо лучше, чем ничего, если оригинал плана вдруг потеряется.

   КОРРЕКТИРОВКА ПЛАНА

   Всегда есть вероятность, что после того, как вы все записали, окажется: работы столько, что вы (даже со всеми вашими помощниками) не сможете выполнить ее в срок. Что делать?

   Если бы вы были главным менеджером этого проекта, и впереди было бы еще много времени, то вы могли бы разработать при помощи специальной компьютерной программы план, в котором были идеально скоординированы общие и частные задачи. В реальных условиях вам просто нужно взять карандаш и набросать план на листке бумаги.

   Вот где вам особенно поможет ваша цель. Вы должны быть готовы отказаться от решения каких-то задач. Может быть, стоит расставить столы попроще или не включать в информационный бюллетень статью, для которой требуются дополнительные исследования, и поэтому ее не закончить в срок. Когда вы решаете, от каких задач можно отказаться, — просто проверьте, насколько они важны для достижения вашей основной цели. Если они не очень важны, включите их в отдельный список задач, о которых вы можете вообще не вспоминать, если вдруг в самом конце не появится дополнительное время (не смейтесь — так тоже бывает). Но ни в коем случае не отказывайтесь от решения задач, действительно важных для достижения основной цели.

   У вас, естественно, не будет времени, чтобы долго заниматься всем этим. Фокус в том, чтобы выбрать несколько задач, которые занимают много времени, и отказаться от них, а не тратить часы, вычеркивая многочисленные мелкие задачи, отказ от выполнения которых сэкономит несколько минут.

   Если проект расширился и грозит занять больше времени, чем на него отводится, вы обнаружите, что ряд решительных и продуманных сокращений будет оправдан и даст возможность выполнить план более четко и успешно.

   КОММЕНТАРИИ К ПЛАНУ

   Может оказаться полезным сделать на вашем плане отметки, что-то выделить цветом, чтобы лучше себе представлять, как соотносятся различные задачи. Но не стоит этим слишком увлекаться и превращать ваш план в пеструю и запутанную мозаику, которую невозможно использовать. Некоторые пояснения вам, безусловно, помогут, используйте то, что вам больше всего подойдет.

   Вот несколько идей:

  • Отмечайте неотложные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. Я помню, мы только что говорили с вами, что все кажется неотложным. Поэтому выберите какой-то промежуток времени и отметьте все задачи, которые нужно выполнить в этот период. Например, если у вас два дня на завершение проекта, отметьте все задачи, которые нужно решить сегодня до обеда. Если завершить проект нужно уже сегодня вечером, выделите задачи на ближайшие два часа. Если вы составляете и записываете план от руки, вы можете выделить неотложные задачи красными чернилами или маркером. Они должны быть, фигурально выражаясь, всегда в самом начале вашего списка.
  • Используйте стрелки, чтобы показать, как задачи связаны. Если одну задачу нельзя решить, пока не решена другая, это можно показать при помощи стрелок. Многие стрелки будут соединять различные задачи одного и того же раздела, но иногда они будут объединять задачи и из разных разделов. Допустим, например, что вы не сможете решить, как расставить столы (раздел «место проведения») до тех пор, пока не завершите работу по разделу «информация для прессы», потому что пресс-релизы нужно будет разложить на столах. Таким образом, стрелка пойдет из раздела «информация для прессы» к задаче «расставить столы» в разделе «место проведения». Это поможет вам избежать такой ситуации, когда вы приезжаете на место, чтобы проверить, как расставлены столы, стулья и оборудование, и узнаете, что негде разложить пресс-релизы. Не увлекайтесь рисованием стрелок, иначе вскоре ваш план будет напоминать детскую загадку-лабиринт, из которого нужно помочь найти выход симпатичному мишке. Главный совет такой: не начинайте с раздумий о том «где бы мне начертить стрелки?» Рисуйте их только тогда, когда это для вас очевидно во время первоначальной разработки плана или когда вы уже начали его реализовывать.
  • Рядом с задачами запишите, сколько времени нужно для их выполнения. Это особенно важно, если вы хотите что-то поручить вашим помощникам, но полезно и в том случае, если вы работаете над проектом в одиночку. Очень легко «увязнуть» в решении задач, польза от которых не оправдывает затраченное на них время. Вряд ли стоит тратить полчаса вашего драгоценного времени на то, чтобы свернуть столовые салфетки в «розовые бутончики», как бы симпатично они от этого ни выглядели. Если вы обнаружите, что какие-то задачи, возможно, займут больше времени, чем на них отводится, добавьте время заранее, и тогда вы успеете все сделать в срок.
  • Отмечайте галочкой задачи, которые уже решены. Приятно видеть, что что-то уже сделано, плюс это позволит избежать дублирования при решении задач, что особенно важно, если в выполнении проекта участвуют несколько человек.

Совет:
ОСТАВЛЯЙТЕ МЕСТО
Если ваш план постоянно дополняется, сокращается, снабжается комментариями, словом, изменяется часто и существенно, скоро может оказаться, что вы не сможете его использовать, если не перепишете заново последнюю версию со всеми корректировками и пометками. Проблема в том, что у вас не будет времени переписывать все заново. Подумайте об этом заранее и, если пишете от руки, оставляйте свободное место между разделами и задачами для своих пометок, чтобы было, куда добавлять новые задачи и комментарии, а если вы пользуетесь компьютером, набирайте план через два интервала.

Совет:
ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ АСПЕКТ
Независимо от того, насколько легко вам дается составление планов, вы обнаружите, что с психологической точки зрения записывать все, что нужно сделать, очень полезно. Это разгружает вашу память, потому что после того, как какая-то задача записана, о ней не нужно постоянно помнить. Проект сразу станет более управляемым.

   ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПОЯСНЕНИЯ

   Один из лучших способов справиться с разработкой сложного плана, в котором есть много взаимосвязей между задачами (то есть «стрелок» на плане), — записывать каждую задачу на отдельном клейком листочке для заметок. Такие листочки легко передвигать, и тогда вы легко сможете внутри каждой группы изменять порядок задач, чтобы соблюдались логика и последовательность их выполнения, а стрелки вам понадобятся только для того, чтобы объединять задачи, относящиеся к разным группам.

   Есть и другие типы примечаний, которые могут оказаться для вас полезными. О них речь пойдет в следующем разделе. Главное, чрезмерно не усложнять план, чтобы он оставался полезным и понятным.

   Вообще говоря, чтобы быстро набросать план проекта, занимающего около двух дней, понадобится не больше получаса. После составления плана, его детализации и дополнения нужными комментариями вы готовы приступить к работе над проектом.

Совет:
ВСЕГДА ИМЕЙТЕ ВАШ ПЛАН ПОД РУКОЙ
После того как вы набросали ваш план на листке бумаги или набрали его на компьютере и распечатали, все время носите его с собой. Берите план с собой домой, и пусть он будет у вас под рукой, даже когда вы спите (если у вас останется время для сна). В этом случае, если понадобится что-то добавить или изменить в плане, это можно будет сделать сразу. Если что-то нужно уточнить — план под рукой. Если вы в панике, потому что вам показалось, что вы что-то упустили, можно проверить, так ли это. Пока вы и ваш план неразлучны, у вас все под контролем.

   На будущее:

   Если у вас будет больше времени для подготовки проекта, это будет означать, что у вас больше времени и для составления вашего плана. Начинайте, как только запущен проект, даже если он на какое-то время будет отложен. Сразу делайте все нужные дополнения. После совещания по дизайну вашего выставочного стенда немедленно дополните план всеми задачами, относящимися к дизайну.

   Если времени не хватает, вы можете привлечь к разработке плана других сотрудников.

   Особенно полезно проконсультироваться:

  • с инициаторами проекта;
  • с хозяином проекта (если это не вы сами);
  • с клиентами внутри вашей фирмы;
  • с поставщиками и подрядчиками (пищевых продуктов, электрооборудования, дизайнерами, представителями компьютерных компаний и т.д.);
  • с вашей командой (другими словами, со всеми, кто вместе с вами непосредственно работает над проектом).

   Постарайтесь собрать этих людей всех вместе и поговорить с ними на общей встрече. Это не только сэкономит время — в таком случае участники совещания будут активнее, и оно даст больше результатов. Все эти люди смогут рассказать вам, что и когда нужно сделать, и какие нужны предварительные условия. Если у вас есть время для подробных консультаций, вы увидите, что планировать проект окажется легче, и план будет более надежным и обоснованным.

Другие материалы по теме:

КАК РАБОТАТЬ С ПРОЕКТОМ?

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

КТО ХОЗЯИН ПРОЕКТА?

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПРОЕКТА ПРИВЛЕКАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СВОЮ СТОРОНУ

РЕШАЮЩИЙ ДЕНЬ ПРОЕКТА (ДЕНЬ Х)

АЛГОРИТМ ЭФФЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ