Главная \ Статьи \ Статьи по бизнесу \ Менеджмент \ План мероприятий при приеме нового сотрудника в организацию

План мероприятий при приеме нового сотрудника в организацию

прием на работу   Когда завтра новичок придет на работу, чего он будет ждать от вас? У него уже сложилось определенное мнение о вас и вашей компании на основании предыдущих контактов. Ваш образ начинает формироваться уже в тот момент, когда человек впервые видит объявление о вакансии.

   Размещение объявления вполне могло пройти мимо вас, но вы, несомненно участвовали в процессе отбора претендентов, и не исключено, что именно от вас зависело окончательное решение.

   Процедура уведомления избранника с предоставлении ему работы и события в период между получением уведомления и первым днем работы фактически составляют часть процесса приема новичка. Вы инициировали его, возможно, не подозревая этого; будем надеяться, что все было сделано должным образом. Мы разберем эту часть процесса приема нового работника более подробно, с тем чтобы в следующий раз вы не сделали ошибки и не упустили ничего существенного. Многие моменты можно раскрыть в информационном пакете, вручаемом новичку в первый день работы. Позаботьтесь о том, чтобы на первом листе информационного пакета стояло имя нового работника, а его оформление было профессиональным.

   ЧТО ВОЛНУЕТ НОВИЧКА

   Человека, который готовится выйти на новое место работы, волнует множество вопросов:

  • Смогу ли я прижиться на новом месте?
  • Какие правила и нормы будут распространяться на меня?
  • Смогу ли я справиться с новой работой?
  • Понравится ли мне работать на новом месте?
  • Насколько напряженным окажется первый день работы?
  • Что представляет собой компания, в которую я попал?
  • Чего я смогу добиться в долгосрочном плане?

   И т.д., и т.п., вспомните, как сами начинали работать на новом месте. Этот процесс неразрывно связан с тревогой, волнением и интригой. Вам, несомненно, хотелось знать, каким образом работа в этой компании отразится на вас, как к вам отнесутся коллеги в новом коллективе. Подобные страхи естественны, но они могут омрачить начало работы. Эффективный руководитель производственного коллектива рассеивает сомнения такого рода еще до того, как новичок переступит порог.

   ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

   Ну и что делать со всеми этими вопросами? Надо надеяться, что вы ответите на большинство из них и успокоите человека. Для этого нужно написать избраннику до того, как он приступит к работе, и выслать ему основные материалы о коллективе, о работе, о компании, о правилах поведения.

Совет:
Не расслабляйтесь.
Тот факт, что претендент явился на отборочное собеседование и прошел его, не дает вам основания расслабиться и пустить дело на самотек. Не думайте, что теперь он ваш. Любое ваше действие в период между отборочным собеседованием и первым рабочим днем может оказаться определяющим для принятия решения, поступить к вам на работу или нет. Направьте избраннику письменное предложение занять вакантную должность. Не стоит слепо верить в то, что он примет его. Вполне возможно, ваш избранник успешно прошел собеседование в нескольких местах. Его решение теперь зависит от того, как вы проявите себя в качестве потенциального работодателя. Все, что вы направляете ему, должно быть выдержано в дружелюбном и приветливом тоне.

Совет:
ПЕРВЫЕ ДВЕ НЕДЕЛИ.
Исследования показывают, что люди принимают решение остаться в новой компании или уйти из нее в течение первых двух недель работы — именно так, первых двух недель. Как раз столько обычно требуется на введение нового работника в курс дела. Скорее всего, эти два процесса связаны друг с другом. Сделаете все, что нужно, должным образом, и человек останется. Допустите оплошность — и он уйдет. Предельно просто. Если вы собираетесь вкладывать средства в его обучение и адаптацию, прямой резон сделать все так, как нужно. Процесс замены персонала стоит денег, было бы неразумно терять их в результате ошибок, допущенных в ходе введения новичков в курс дела, и плохого управления. Но к вам это не относится, ведь вы читаете нашу книгу.

Совет:
СООТВЕТСТВИЕ.
Вы должны четко уяснить, чего вы ожидаете от нового работника и что вас устроит. Постарайтесь сделать так, чтобы все в течение первого рабочего дня соответствовало представлениям, которые создают высланные ранее материалы. Вряд ли стоит заострять внимание на необходимости неукоснительного соблюдения распорядка рабочего дня, если сотрудники все равно расскажут новичку, что опоздание на час не влечет за собой никаких последствий. Не забудьте проинструктировать своих подчиненных перед приходом новичка.

   Контрольные вопросы:

  • Дата начала работы, куда прийти и в котором часу, с указанием ближайшей станции метро или места, где можно оставить автомобиль.
  • Информация о категории работы и о том, что она означает: например, техник четвертой категории, диапазон ставок заработной платы.
  • Информация о месте работы — отборочное собеседование может проводиться, например, в г. Слау, а рабочее место находится в комплексе административных зданий в г. Мейденхед.
  • Основные условия — пособие по болезни, отпуск по беременности и родам, система пенсионного обеспечения, выходные, рабочее время, перерывы, обед, оплачиваемый отпуск, испытательный срок.
  • Возможности повышения заработной платы.
  • Правила внутреннего распорядка.
  • Выплата «подъемных» при переезде на новое место работы.
  • Фамилия, имя и отчество непосредственного начальника.
  • Фамилия, имя и отчество того, к кому нужно обратиться при приходе на работу в первый раз.
  • Информация о численности коллектива, в котором придется работать, и краткая характеристика тех, с кем придется работать, — «численность персонала финансового отдела 20 человек, средний возраст 30 лет, поэтому вы не будете чувствовать себя белой вороной».
  • Особые требования: например, необходимость ношения специальной одежды — сетки для волос, обуви без каблука, белого халата. Укажите, где можно получить спецодежду и кто ее оплачивает.

   Необходимо также ясно указать, требуется ли для занятия вакантной должности справка о состоянии здоровья и/или медицинский осмотр.

   Если необходимо пройти медицинский осмотр, вы должны объяснить:

  • где он проводится;
  • кто его оплачивает (компания, конечно);
  • для чего он проводится: например, с целью проверки способности различать цвета, если работа связана с подбором цвета краски с использованием эталона.

   ВОПРОСЫ, ТРЕБУЮЩИЕ СОГЛАСОВАНИЯ

   Понятно, что большинство из перечисленных моментов, касающихся работы, не подлежит обсуждению. Ну а как поступать с теми, которые требуют согласования? В значительной мере их следует прояснить на этапе собеседования. Дайте претенденту понять, что если его что-либо не устраивает, он волен позвонить вам, и вы готовы обсудить и уладить любой вопрос.

   ПАКЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ О КОМПАНИИ

   А что еще обычно направляется помимо списка подробностей, касающихся непосредственно работы? Пакет информационных материалов о компании, конечно. Так вы сделали это или нет? Конечно, да. Тем не менее мы все же приведем краткий контрольный перечень того, что вы должны были отправить. Если по каким-то причинам пакет не был отправлен, вручите его новичку завтра утром, когда он придет к вам.

   В идеальном случае пакет информационных материалов о компании должен включать в себя следующее:

  • приветственное письмо от председателя совета директоров или генерального директора;
  • структурную схему организации с указанием должностей и имен руководителей;
  • приветственное письмо от профсоюза или профессиональной ассоциации, в которую может вступить новичок;
  • литературу по работе с клиентами;
  • материалы о политической, религиозной или философской ориентации компании;
  • историю компании, информацию о ее размере, филиалах;
  • заявление о миссии компании;
  • литературу по системе сбыта продукции;
  • финансовую отчетность и/или последний годовой отчет (обычно предоставляется руководителям высшего звена);
  • информацию об общественных организациях, в работе которых новичок может участвовать.

   ПОСЛЕДНИЕ ШТРИХИ

   Вы, наверное, уже жалеете о том, что взвалили на себя проблему приема нового работника. Не отчаивайтесь. Мы практически завершили подготовительную часть и очень скоро перейдем к планированию первого рабочего дня новичка. Да, время поджимает, но тому, кто думает и действует быстро, это не страшно, он успеет.

   Так, что еще осталось сделать? Посмотрите на приведенный ниже контрольный лист. Как, еще один? Да, но лучше пробежать глазами краткий список, чем лихорадочно листать страницы в поисках ключевых моментов.

   Здесь все по существу и ничего лишнего:

  • Позаботьтесь, чтобы для новичка было подготовлено необходимое оборудование и канцелярские принадлежности.
  • Позаботьтесь о подготовке рабочего места/стола для новичка, проследите за тем, чтобы оно было чистым и опрятным.
  • Позаботьтесь, чтобы для него были приготовлены необходимые ключи и пропуск.
  • При необходимости закажите табличку на дверь и визитные карточки (потрудитесь узнать, как, с точки зрения нового работника, лучше представить его имя, например, что он предпочитает, г-н Джеймс Ньютон или просто Дж. Ньютон).
  • Сообщите коллегам и подчиненным о приходе нового работника.
  • Предупредите охрану и секретарей о приходе новичка, сообщите его фамилию, имя и отчество, должность, скажите, к кому его нужно направить.
  • Удостоверьтесь в том, что у вас есть конкретный план работы с новичком в первый день и в течение первых нескольких недель.
  • Проверьте, отвели ли вы время на прием и первоначальное ознакомление новичка с работой.
  • Убедитесь в том, что необходимый курс обучения запланирован, место в учебной группе зарезервировано, а младший управленческий персонал в курсе дела.
  • Сообщите в канцелярию и секретариат о новом работнике.
  • Позаботьтесь о выделении новичку внутреннего телефонного номера (при необходимости).
  • Проверьте, нет ли какой полезной информации от лица, занимавшего данную должность ранее.
  • Проверьте, выделен ли новичку индивидуальный запирающийся шкафчик, убедитесь, что его привели в порядок после прежнего владельца.
  • Нужен ли новому работнику пароль для входа в корпоративную сеть? Если да, проверьте, присвоен ли он.
  • Вы готовы? Хорошо ли вы знаете требования, предъявляемые к новому работнику; знакомы ли вы с политикой компании в сфере работ с новичками?

   ПИСЬМА

   Нужно послать приветственное письмо. В нем необходимо рассказать, что отобранному претенденту делать, иными словами:

  • что нужно иметь с собой;
  • куда и когда приезжать;
  • к кому обратиться;
  • как будет организовано введение в курс дела и соответствующее обучение.


Другие материалы по теме:

АДАПТАЦИЯ НОВОГО РАБОТНИКА В ОРГАНИЗАЦИИ

ПЕРВЫЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ НОВОГО РАБОТНИКА

ВТОРОЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ НОВОГО РАБОТНИКА

ЧТО ДЕЛАТЬ С НОВЫМ РАБОТНИКОМ ПОСЛЕ ВТОРОГО РАБОЧЕГО ДНЯ?