Главная \ Статьи \ Статьи по бизнесу \ Менеджмент \ Первый рабочий день нового работника

Первый рабочий день нового работника

Новый работник-2   Великий день наступил, новичок вот-вот появится у вас. Вы уже сделали все необходимые приготовления и уверены в том, что первый день для новичка пройдет успешно и надолго запомнится.

   Сейчас вам остается лишь еще раз убедиться в том, что вы владеете всей информацией, которую необходимо передать новичку.

   Первый день работы на новом месте всегда связан с волнением, от вашей помощи и поддержки в значительной мере зависит, останется ли новичок у вас и будет ли эффективным процесс введения в курс дела.

   Итак, ментор взял на себя значительную часть работы, а вы можете возвратиться к себе и немного расслабиться. Процесс идет, новичок осваивается в коллективе. В ваших мечтах. На самом деле предстоит еще куча работы. Время не останавливается, и нам необходимо не отставать от событий, если мы хотим подготовиться к завтрашнему дню и его реалиям.

   Вам требуется план действий — своего рода карта потребностей нового работника. Мы справимся с этим делом очень быстро с помощью контрольных листов.

   Новичку необходимо ознакомиться со следующим:

  • Окружающая обстановка.
  • Окрестности.
  • Дорога к зданию.
  • Транспорт.
  • Где что находится.
  • Охрана здоровья и труда.
  • Правила пожарной безопасности.
  • Система обеспечения безопасности.
  • Что делать с обслуживанием и ремонтом.

Бухгалтерский аутсорсинг

   Работа

  • В чем заключается работа.
  • Что работа не включает в себя.
  • Какие требования предъявляются.
  • Что делать в случае ошибки.
  • Границы полномочий.
  • Критерии оценки производственных достижений.
  • Какая информация необходима для работы.
  • С каким оборудованием придется работать.
  • Сложность работы.
  • Доступность информации и обратная связь.
  • Каналы обмена информацией.
  • Жаргон или профессиональный язык, который необходимо знать.

   Компания

  • Чем она занимается.
  • Поставщики и клиенты.
  • Заявление о миссии.
  • Филиалы.
  • Материнская компания.
  • Социальные гарантии.
  • История и перспективы.
  • Льготы, предоставляемые персоналу.

4month(1)   Коллектив

  • Иерархия.
  • Подчиненные.
  • Равные по положению.
  • Младший управленческий персонал.
  • Коллеги.
  • Общественные связи.
  • Политика предотвращения дискриминации.
  • Развитие коллектива.
  • Ожидания коллектива.
  • Как члены коллектива ладят друг с другом.
  • С кем придется работать.

   Вопросов набирается довольно много.

   Понятно, что решить все в один день невозможно. Нужно разделить их на приемлемые порции. Ваш помощник в этом деле — ментор. С подавляющей частью вопросов он может справиться в течение первых нескольких недель. Вам же нужно организовать процесс так, чтобы наиболее важные вещи новичок узнал в первую очередь, а также проследить за тем, чтобы его не перегружали информацией. Новичку, конечно, интересно узнать о компании побольше, но главным для него является работа, т.е. то, за что он получает заработную плату.

Совет:
ПРОЯВИТЕ ЗАБОТУ.
Если новый работник будет, например, получать почту, позаботьтесь о том, чтобы на его ячейке входящей корреспонденции не было наклеек, надписей или использованной жевательной резинки, оставшейся от предыдущего хозяина. Проявите заботу о новичке, дайте ему почувствовать свою значимость. Это позволит быстро и без особых затрат добиться хорошего отношения к вам и к компании.

   НЕДЕЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ ПЕРЕД ВСТУПЛЕНИЕМ В ДОЛЖНОСТЬ

   Некоторые компании организуют для новичков недельное обучение с отрывом от производства, прежде чем они приступят к работе. Такой подход хорош в том смысле, что позволяет новичкам приобрести необходимые для работы навыки, но у многих он вызывает сильный стресс, поскольку связан с отрывом от дома, изоляцией в гостиничных стенах, а иногда оставляет впечатление полной оторванности от реального производственного процесса.

   Обучение на рабочем месте может производить более благоприятное впечатление.

   Однако, какому бы варианту вы ни отдали предпочтение, очень важно, чтобы эмоциональный настрой первого дня и первых недель был позитивным. Разрешите новичку прийти немного позже, а уйти немного раньше. Похвалите его за быструю адаптацию к новой обстановке. Вспомните, как сами начинали работать, не перегружайте человека информацией, не заставляйте знакомиться сразу со всеми и запоминать массу имен. Это его просто утомит, а неспособность все запомнить расстроит. Отпустите новичка домой, не устраивая пространного опроса. Не спрашивайте: «Так что вы думаете о нас после первого дня работы?» Это поставит его в тупик — если он невысокого мнения о вас, то не осмелится сказать этого, если же он в восторге, то все равно не скажет, ибо здесь попахивает лестью. 

   Не следует также говорить и таких вещей, как: «Сегодняшний день был довольно спокойным, вот на следующей неделе вам действительно придется покрутиться!» Вы просто напугаете человека, заставите почувствовать свою неполноценность.

   Но не будем забегать вперед, человек еще не пришел на работу, а мы уже провожаем его домой после первого рабочего дня. Есть еще кое-что, над чем следует поработать.

Совет:
В КОНЦЕ ПЕРВОГО РАБОЧЕГО ДНЯ.
Сделайте так, чтобы новичок зашел к вам в конце первого дня. Это нужно для выяснения возникших проблем и обмена впечатлениями (разговор должен быть очень коротким, поскольку новичок, наверняка, устал и хочет поскорее попасть домой). Пригласите также к себе и ментор, чтобы тот отчитался о ходе процесса адаптации.

Совет:
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ.
Проинструктируйте новичка, что нужно делать в конце рабочего дня. Это могут быть простые вещи, например, как закрыть окна, или более сложные, например, как включить охранную сигнализацию, отметиться в книге ухода, собрать бумагу, взять работу домой, оформить получение компьютера или отключить терминал. Какой бы ни была процедура завершения рабочего дня, позаботьтесь о том, чтобы новичок знал ее и не запутался.

Совет:
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА.
Если у вас есть имеющая отношение к делу литература, вручите ее новичку в конце первого дня для ознакомления. Это даст почувствовать, что вы заботитесь о нем (так оно и есть на самом деле, но вам нужно, чтобы он видел это), помимо прочего, у него появится что взять домой и почитать, когда он будет отдыхать после длинного и трудного или короткого и легкого дня (в зависимости от того, какой стратегии вы придерживаетесь).

   ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ

   Если к вам должен прийти человек, не имеющий опыта, лучше всего пустить дело на самотек.

   Пусть ментор задаст тон и скорость. Для более опытного человека необходимо составить график с тем, чтобы загрузить его, вовлечь в дело и продемонстрировать доверие к его мнению и способности находить выход из ситуации. Такой график неплохо согласовать с новичком. Он может содержать такие пункты, как знакомство с членами коллектива, инструктаж, обзорная экскурсия по зданию.

   Поддержка

   Поддержите новичка в первый день его работы.

   Дайте понять, что вы не воспринимаете его вопросы как признак тупости. Человек не может упомнить всего сразу и вынужден по нескольку раз задавать одни и те же вопросы, пока не войдет в курс дела. Похвалите его, скажите, что никто не ждет от него выдающихся успехов в первый день. Позвольте ему самостоятельно задать темп продвижения, доверьте сделать что-нибудь полезное, если он хочет этого. Отсутствие реальной работы может вызвать у новичка чувство запасного игрока. Очевидно, что вы должны ставить перед ним реальные цели, неплохо предложить ему помочь коллегам в работе, это облегчает установление контактов. Скажите, что ему не обязательно сидеть весь день на своем рабочем месте, что можно походить по отделу с тем, чтобы быстрее сориентироваться. Предложите обращаться к вам при возникновении каких-либо проблем с работой или адаптацией.

   Приход на работу

   Как мы уже отмечали, именно вы должны приветствовать новичка в приемной, однако и секретарю не возбраняется сделать это. Предупредите секретарей о выходе новичка на работу (назовите время прибытия, его фамилию, имя и отчество, название отдела и т.п.) с тем, чтобы они предложили ему подождать и позвали вас.

   Дело первостепенной важности

   Пометьте это дело как первоочередное в своем календаре. Ничто не должно задержать или отвлечь вас, за исключением разве что пожара. Если назначена встреча с клиентом, можно не сомневаться, вы сделаете все, чтобы прийти вовремя. Отнеситесь подобным образом и к новичку. Это сразу внесет в ваши отношения элементы вежливости и уважения, которые, будем надеяться, сохранятся до самого конца вашей совместной работы.

   Если, по причине удаленности вашего местонахождения, вы не можете прийти в приемную, чтобы встретить новичка, попросите кого-нибудь проводить его к вам. Никогда не оставляйте его без сопровождающего. Человек может заблудиться и испугаться.

   Не забывайте, как зовут новичка и зачем он пришел. После приветствия вы можете проводить его в отдел кадров для оформления необходимых документов.

   Первый разговор

   Прежде чем передавать человека в руки ментора, поговорите с ним немного. Это удобно сделать в неофициальной обстановке за чашечкой кофе. Важно дать ему почувствовать, что вы рады его приходу, помочь успокоиться и ощутить себя «дома». Объясните новичку, что вы хотите побеседовать с ним для того, чтобы удостовериться:

  • понимает ли он, в чем заключается работа, для выполнения которой его наняли;
  • полностью ли ему понятны положения контракта;
  • знает ли он, когда и как ему будет выплачиваться заработная плата, и ее размер, конечно;
  • понимает ли он, почему в компании действуют те или иные правила; представляет ли он себе служебную иерархию (не очень детально на этой стадии); получил ли он и начал ли читать руководство для персонала;
  • получил ли он инструкции по использованию предоставляемого компанией автомобиля (если таковой предоставляется);
  • понятны ли ему требования к форме одежды, поведению, правила наложения взысканий;
  • понятны ли правила компании по взаимодействию с общественностью, прессой.

   Не «заваливайте макулатурой», т.е. не оставляйте новичка один на один с кучей бумаг. Выделите время и помогите человеку понять, что к чему. Не обязательно вдаваться в каждую мелочь, достаточно дать общие пояснения с тем, чтобы он мог самостоятельно работать с документами и понимал, о чем идет речь.

Совет:
НЕ ОМРАЧАЙТЕ ВПЕЧАТЛЕНИЯ ОТ ПЕРВОГО ДНЯ.
Позаботьтесь, чтобы впечатление от первого дня не было испорчено какой-либо оплошностью вроде парковки не на том месте, использования чужой вешалки, стола или чьей-то любимой чашки, не заказанного положенного обеда, нагоняя за попытку пройти не в ту дверь, упрека в неправильном использовании имени или названия должности, необходимости выспрашивать, где находится туалет. Отнеситесь к новичку доброжелательно и великодушно в его первый рабочий день. В будущем ваши усилия окупятся сторицей. 

Совет:
ЗА КОМПАНИЮ.
Если во время обеденного перерыва все отправляются в пивную, дайте знать новичку, что он не обязан делать то же самое. Не исключено, что он просто не может позволить себе этого или не хочет пить. Возможно, ему требуется немного тишины и покоя. Человек, не знакомый с местными обычаями, может постесняться ответить отказом, поэтому позаботьтесь о том, чтобы у него была возможность маневра. Если же он решит пойти, проследите, чтобы он не перебрал от волнения.

   БОЛЕЕ БЛИЗКОЕ ЗНАКОМСТВО

   Оно не должно отнять слишком много времени — примерно 15 минут. К этому можно даже привлечь отдел кадров. После того как покончено с документацией, вы можете познакомиться с новичком поближе. Расскажите ему о том, что ему предстоит сделать сегодня и в течение следующих одной—двух недель. Объясните суть системы дружеской опеки с участием ментор и как она работает. Поинтересуйтесь, как он добрался до работы сегодня утром, каким транспортом пользовался. Расспросите о музыкальных, гастрономических или других предпочтениях с тем, чтобы установить определенное взаимопонимание.

   Чего следует избегать:

  • Запугивания.
  • Информационной перегрузки.
  • Покровительственного отношения.
  • Спешки.
  • Впечатления, что вам некогда.
  • Забывчивости, незнания имени новичка или цели его прихода.
  • Стремления побыстрее избавиться от новичка, отфутболить его к кому-нибудь еще.
  • Раздражения при необходимости повторять одно и то же по несколько раз.
  • Напоминаний о том, во сколько вам обошелся новичок.
  • Расхваливания предшественника.
  • Нерадушного приема.

   Конечно, на вашем предприятии может и не быть ничего из перечисленного, тем не менее всегда полезно знать, чего следует избегать. Мы все люди, в конце концов, и частенько в силу загруженности или чрезмерного напряжения относимся к вещам не так, как нужно. Но к тому, у кого есть наша книга, это не относится. Должное внимание и рациональное мышление дают ему неоспоримое преимущество.

Совет:
НЕОБОСНОВАННЫЕ ОЖИДАНИЯ.
Ни один человек не может прийти на новое место работы и сразу же начать делать все как нужно без контроля, обучения, поощрения и поддержки. Лишите его этого, и он окажется в трудном положении. Дайте ему все, что нужно, он отплатит вам хорошими результатами. Производительность находится в прямой зависимости от объема предоставленной помощи. Оставьте человека один на один с проблемой, и ваши вложения никогда не окупятся. Ваша работа не заканчивается в тот момент, когда новичок приходит к вам, — она только начинается. Не надейтесь, что он покажет хорошие результаты немедленно. Он всего лишь человек.

Совет:
ИНВЕСТИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ.
Конечно, время стоит дорого, но то же самое можно сказать и о новичке. Чем боль ше времени вы ему уделяете, тем лучше он осваивается в непривычной обстановке. Нельзя экономить время на новичке. Эти затраты принесут дивиденды в будущем.

Совет:
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫЕ СИТУАЦИИ И БЕЗОПАСНОСТЬ.
Вы уже ознакомили новичка с правилами безопасности и проинструктировали, как ему действовать при возникновении чрезвычайных ситуаций, к которым относятся, например, угроза взрыва, пожар, внезапная остановка лифта, оказание первой помощи (пункты первой помощи), приступы болезни на рабочем месте (место нахождения медпункта, если он есть), аварии, риски для здоровья и безопасности (вредные вещества, испорченные продукты питания, зоны, где курение запрещено, свободные проходы), защитная одежда, поражение электрическим током, канцерогенные вещества (тонер для копировального аппарата, краски, ацетаты), радиационная опасность, травмы от многократно повторяющегося мышечного напряжения? Обойдите производственные помещения и определите, на что следует обратить внимание новичка, незнакомого с вашим порядком.

   ЭТО ДВУХСТОРОННИЙ ПРОЦЕСС

   Итак, вы держитесь великолепно и действуете совершенно правильно. Но что можно сказать о новичке?

   Новички нередко приходят не в то время, не в то место и не в тот день. Это относится не только к выпускникам школ. Присутствие духа в первый день на новом месте теряют и руководящие работники, и выпускники высших учебных заведений, и даже руководители высшего звена. Причина кроется не только в том, что им приходится иметь дело с незнакомыми людьми. Их беспокоит, справятся ли они с новой работой, особенно в случае продвижения по службе. Разных людей волнуют разные вещи. Молодых больше беспокоит успех адаптации в коллективе и поиск друзей, более взрослых — ответственность, связанная с работой.

   ЗАБЛУДИЛСЯ И УСТАЛ

   Итак, вы должны уметь убедить человека в том, что его беспокойство беспочвенно и что все будет хорошо. Каждого новичка беспокоит возможность заблудиться, он хочет, чтобы его восприняли серьезно, опасается, что ему не хватит информации и его бросят барахтаться в одиночку, стремится понравиться окружающим, соответствовать требованиям руководства, успешно пройти испытательный срок и избежать ошибок. Новичок всегда настороже и находится в сильном напряжении, что делает ошибки более вероятными. Он устает. Усталость — естественная реакция организма на стресс. Спланируйте день новичка так, чтобы у него было побольше перерывов, чаще позволяйте ему посидеть и отдохнуть.

   Подбадривание и поддержка

   Поддержите новичка добрым словом, рассейте его опасения. Покажите структурную схему компании и отметьте звено, в котором работает новичок. Если он находится в вашем непосредственном подчинении или если вы являетесь руководителем коллектива, четко объясните его обязанности и расскажите, что вы ожидаете от него. В противном случае поручите эту задачу непосредственному начальнику.

   НАЧАЛО РАБОТЫ

   До сих пор речь шла, главным образом, о том, как принять и поддержать новичка. Но существует и другая сторона вопроса. Новичок пришел к вам, чтобы делать определенную работу. Это его первый рабочий день. Самое лучшее, что вы можете сделать для него, это позволить выполнить что-нибудь полезное.

   Новичку просто необходимо сделать что-нибудь значимое в первый день, тогда он будет чувствовать свою полезность, сознавать, что добился определенного результата. Не заставляйте его целый день читать корпоративную литературу; небольшое, но реальное дело позволит ему ощутить себя частью команды намного быстрее.

   Ваша задача — не дать человеку заскучать, подыскав для него стоящее занятие. Это покажет также, что вы доверяете ему и готовы поручить серьезное дело.

   Работа, которую он выполняет в первый день, должна вызывать у новичка ощущение собственной значимости.

   При этом необходимо придерживаться следующих правил.

  • работа не должна быть элементарной;
  • работа не должна быть самой непрестижной (подшивка газет, например, заваривание чая);
  • поручайте то, что имеет непосредственное отношение к занимаемой должности;
  • не заваливайте новичка работой в первый же день;
  • задание должно быть достаточно сложным, но не «на засыпку»;
  • позаботьтесь о том, чтобы работу новичка контролировали.

   Этого хватит на первый раз.

   Человек устанет, но обретет спокойствие, он почувствует напряжение, но не будет ошеломлен. Ему придется познакомиться с теми, с кем он будет работать, а также с ментор. Он осмотрит производственное здание и узнает, где находятся все удобства. Он пойдет домой с чувством удовлетворения и уверенности в том, что сделал правильный выбор.

   Вы тоже можете идти домой с чувством хорошо выполненной работы и уверенности в правильности выбора.

 

 

Другие материалы по теме:

 

ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПРИ ПРИЕМЕ НОВОГО СОТРУДНИКА В ОРГАНИЗАЦИЮ

АДАПТАЦИЯ НОВОГО РАБОТНИКА В ОРГАНИЗАЦИИ

ВТОРОЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ НОВОГО РАБОТНИКА

ЧТО ДЕЛАТЬ С НОВЫМ РАБОТНИКОМ ПОСЛЕ ВТОРОГО РАБОЧЕГО ДНЯ?