Главная \ Статьи \ Статьи по бизнесу \ Менеджмент \ Как работать с проектом?

Как работать с проектом?

Проект-1   У вас есть 24 часа и список заданий, которые должны быть выполнены, длиной с огромный мост. То есть, у вас мог быть такой список, если бы было время его написать. Почему так много проектов приходится выполнять одновременно с другой работой, а не вместо нее?

   Если вам нужно организовать завтрак для журналистов или вечеринку в офисе вашей компании, подготовить информационный бюллетень фирмы или выставку, ваш начальник никогда не отменит основную работу, которую вы выполняете повседневно. «Дайте мне протокол совещания, которое было в понедельник, я укажу вам, чем нужно заняться, а вы пока подумайте над организацией дня открытых дверей». И понеслось...

   Вот почему небольшие, но важные проекты так часто отодвигаются в конец очереди. Если вы специализируетесь в какой-то сфере, например, вся ваша профессиональная карьера менеджера связана с разработкой проектов загородных торговых центров и их строительством, у вас, по крайней мере, есть возможность спланировать свое время, чтобы выполнить работу в срок. Но ни у кого нет специально отведенного времени, чтобы оторваться от своей повседневной работы и организовать какую-то внезапно свалившуюся на вас конференцию или подготовить новую демонстрационную модель к работе и показать ее, — это приходится как-то втискивать в ваш и без того трещащий по швам рабочий график.

   Однако есть и хорошие новости: основные принципы и правила управления проектом мало зависят от его конкретной специфики и объема.

   Всю информацию об этом вы найдете в наших статьях. У нас есть все, что вам понадобится для выполнения в срок порученного проекта, даже в том случае, если вы получили задание в самый последний момент (или еще позже).

   Более того, вас ведь не удовлетворит просто, как попало разработать проект, не так ли? Вы хотите также произвести отличное впечатление. Вам нужно, чтобы конференция прошла блестяще, чтобы информационный бюллетень вашей фирмы ошеломил всех, чтобы результаты исследования поразили руководство или чтобы журналисты рассказали о них всей стране, и они стали национальной сенсацией. Все будут говорить: «Невероятно, как много вы сделали за такой короткий срок!»

   Это, действительно, может стать явью, нужно только быстро думать и разумно действовать.

   Для этого вам нужны:

  • подсказки о том, что вам необходимо знать;
  • навыки, позволяющие максимально сократить подготовку;
  • список, чтобы все можно было проверить в последнюю минуту.

   Если вы получили задание в последний момент, у вас не будет времени для раскачки. Если это длительный проект, предполагающий участие других людей вы вероятно, их уже пригласили, организовали выступления, договорились об аренде выставочных стендов, отпечатали проспекты или еще что-то необходимое, вам осталось сделать последние приготовления, а времени слишком мало, чтобы вы могли себя чувствовать спокойно.

   Однако какой бы ни была ситуация, не паникуйте. У вас может оказаться мало времени, но все равно его хватит. В наших статьях будет рассказано, как спланировать, выполнить и завершить ваш проект всего за один или два дня.

   Алгоритм эффективной работы

  1. Первое, что вам необходимо сделать, чтобы выполнить любой проект это определить свою цель. Это единственный способ, который поможет вам не сбиться с курса. И чем меньше у вас времени, тем это важнее.
  2. Ваша следующая задача - определить, «чей» это проект, кто его «хозяин» (совсем необязательно, что им будет ваш непосредственный начальник). Когда вы узнаете, кто это, поговорите с ним (с ней) о том, что понадобится для проекта, — о деньгах, людях и других ресурсах.
  3. Теперь вы должны составить генеральный план - даже если есть только пара минут, чтобы набросать его на обратной стороне конверта.
  4. Хватит планировать и обдумывать, пора приниматься за дело. На этом этапе вы должны реализовать свой план.
  5. У вас нет шансов закончить проект (по крайней мере, закончить его успешно) если вы не сможете привлечь на свою сторону окружающих вас людей.
  6. И вот настал решающий день — сегодня состоится вечеринка, деловой завтрак, выставка конференция, которые вы готовили, сегодня вы закончили отчет и отдали его заказчику или завершили какой-то другой проект, над которым так много работали. Поэтому вам нужен совет о том, как не «споткнуться» в последний момент.

   Некоторые проекты начинаются очень активно и задолго до того, как настанет знаменательный день, - идет планирование, составляются списки, заказываются печатные материалы, рассылаются приглашения, - а затем такой проект может долго «пребывать в летаргии» до самого решающего дня.

   То, что кульминация проекта произойдет через несколько месяцев, совсем не значит, что сегодня у вас есть уйма свободного времени для планирования. Зачастую бывает как раз наоборот, и эта первая стадия работы начинается слишком поздно (конечно, речь идет не о вас - я рассказываю о других людях).

   Риски "быстрой" работы

   Но если так легко выполнить проект в последнюю минуту, зачем стараться начать его пораньше, если время позволяет? Дело в том, что вы, конечно, можете все сделать быстро, но это потребует от вас чрезмерных усилий, «пота и крови» (даже если никто, кроме вас, этого и не заметит).

   Это происходит из-за того, что есть многое, что вы или вообще не сможете сделать, или не сможете сделать хорошо, если будете откладывать работу над проектом до последнего момента.

   Вот несколько примеров, которые убедят вас (если это нужно) не рисковать и позаботиться, чтобы времени у вас было достаточно.

  • Если времени мало, это ограничивает ваши возможности. Может случиться так, что выбор блюд для меню буфета окажется из-за этого ограниченным, возможно, завтра утром свободным будет только один электрик (и далеко не обязательно он окажется самым лучшим, а его услуги самыми дешевыми), вероятно, вам не хватит времени, чтобы найти краску того цвета, который вы выбрали для вашего стенда, и придется использовать тот цвет, который оказался под рукой. Чем больше у вас времени, тем шире ваш выбор.
  • Вам только-только хватит времени, чтобы успеть завершить проект, и не будет возможности приготовить запасной вариант на тот случай, если что-то пойдет не так. Допустим, у вас есть замечательный и надежный ведущий для благотворительного аукциона, но что вы будете делать, если он вдруг заболеет в последнюю минуту? У вас не будет времени найти замену этому человеку и все отрепетировать.
  • Чем больше у вас времени для планирования, тем больше вероятность, что вы обнаружите потенциальные проблемы и сложности. Если все приходится делать в спешке, вы можете не заметить, что выставочный стенд, который монтировался в подвале, не удастся оттуда вынести, потому что он не проходит в двери, или не успеете вычитать подготовленные для выставки тексты.
  • В любом проекте есть такие задачи, выполнить которые нужно просить (умолять, подкупать, уламывать) других людей. Чем меньше у них будет времени, тем ниже вероятность, что они скажут вам «да».
  • Проекты обходятся дороже, если вы их откладываете до последней минуты: приходится платить дополнительно за сверхурочную работу, экспресс-доставку, экстренный вызов специалистов, покупать необходимое по более высокой цене, потому что нет времени выбирать.

   Достаточно. Это, конечно, не все возможные доводы для того, чтобы начинать проект заблаговременно, но я надеюсь, что убедил вас в следующий раз не оттягивать начало проекта. Вы перегружены работой, но в глубине души все время чувствуете, что этот проект нужно было начать раньше (я знаю об этом, потому что мы все так поступаем, и я не исключение).

   Конечно, алгоритм эффективного мышления вас снова выручит, и никто ничего не заметит, но вы—то знаете, что результат мог быть еще лучше, если бы вы все так не затянули, поэтому в следующий раз пожалейте себя, и вы сможете избежать всех этих бессонных ночей.

Другие материалы по теме:

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

КТО ХОЗЯИН ПРОЕКТА?

ПЛАН ПРОЕКТА

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПРОЕКТА ПРИВЛЕКАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СВОЮ СТОРОНУ

РЕШАЮЩИЙ ДЕНЬ ПРОЕКТА (ДЕНЬ Х)

АЛГОРИТМ ЭФФЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ