Главная \ Статьи \ Статьи по налоговой оптимизации \ Оптимизация зарплатных налогов \ Аренда личного имущества или компенсация за использование личного имущеcтва

Аренда личного имущества или компенсация за использование личного имущеcтва

Зарплатные налоги-9   Если работник использует собственную технику в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация согласно ст. 188 ТК РФ.

   Выплачивая компенсацию, организация экономит на страховых взносах и НДФЛ.

   Размер возмещения организация устанавливает самостоятельно и отражает его в трудовом договоре с работником. Эту сумму организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль.

   Преимущества и недостатки схемы

Действительно, с такой компенсации ни НДФЛ, ни страховые взносы не уплачиваются (п.З ст.217 и подп.2 п.1 ст.422 НК РФ). Однако следует иметь в виду, что в целях исчисления налога на прибыль компенсации нормируются.

   Лимиты установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • для мотоциклов - 600 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 рублей в месяц;
  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 рублей в месяц.

   Причем, по мнению проверяющих органов, расходы на бензин, страховку и ремонт автомобиля уже заложены в установленные в 2002 году размеры компенсаций. И несмотря на то что сейчас Правительство РФ рассматривает законопроект об увеличении данных сумм, к сожалению, скорее всего, повышение будет незначительным.

   Одно радует, что нормирование применимо только для отражения расходов по налогу на прибыль или УСН.

   Так, в письме от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 Минфин России указал, что возмещение в соответствии с соглашением сторон трудового договора расходов работника, связанных с использованием его личного имущества (автомобиля) в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей, не облагается НДФЛ. Размер возмещаемых расходов подтверждается расчетами компенсаций, документами, свидетельствующими о принадлежности используемого имущества физическому лицу, а также о фактическом использовании имущества в интересах работодателя, и документами, подтверждающими суммы произведенных расходов.

   Президиум ВАС РФ (см. Постановление от 30.01.2007 № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731) также указал, что эти нормы предназначены для целей налогообложения прибыли. Поэтому они не могут применяться по аналогии к другим налогам.

   Те же рассуждения можно применить и по отношению к страховым взносам. В своих письмах Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 и ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 сообщают, что конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Поэтому компенсация не облагается страховыми взносами в размере, предусмотренном в таком соглашении.

   Главное - правильно оформить документы. Использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями работника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. На это указывает и Минздравсоцразвития России (письма от 06.08.2010 № 2538-19, от 26.05.2010 № 1343-19).

   Кроме того, необходимо составить:

  • приказ руководителя об использовании машины работника и выплаты ему компенсации;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, в котором прописать соответствующие условия использования его имущества (их можно указать и в самом трудовом договоре по вновь принятым работникам);
  • запросить копию технического паспорта транспортного средства работника;
  • путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

   Как мы видим, документов придется оформить много, однако экономию схема даст несущественную.

   Аренда транспортного средства выгоднее компенсации

   Если вместо компенсации за использование личного транспорта с сотрудником оформить договор аренды машины, схема будет выгоднее!

   Так, арендную плату полностью без ограничений организация может учесть в составе расходов согласно подп.10 п,1 ст.264 НК РФ. Кроме того, она вправе отразить и расходы, связанные с содержанием арендованного имущества. Конечно, если в договоре аренды указано, что их финансирует арендатор. Кроме договора основанием списания указанных затрат будут:

  • копия технического паспорта транспортного средства работника;
  • путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.

   Не облагается арендная плата и страховыми взносами, так как согласно п.4 ст.420 НК РФ выплаты, связанные с передачей в пользование имущества, не относятся к объекту обложения взносами.

   А вот НДФЛ с арендной платы работнику уплатить придется: она признается его доходом и облагается налогом в полной сумме по ставке 13% (30% с доходов иностранцев).

   Помимо арендной платы можно также оплачивать бензин, ремонт, страховку на авто, если документы выписаны на организацию. Эти суммы учитываются для налога на прибыль без обложения налогами и взносами.

   Обратите внимание!

   Компания может заключить с работником:

  • либо договор аренды транспортного средства с экипажем;
  • либо просто договор аренды, но в этом случае все функции водителя должно выполнять отдельное лицо (штатный водитель либо сотрудник, который сдает авто в аренду, но при этом совмещает и функции водителя).

   Рассмотрим нюансы каждого договора.

   Отношения сторон по договору аренды транспортного средства с экипажем регулируются статьями 632-641 ГК РФ.

   При заключении договора Гражданским кодексом РФ установлены следующие ограничения:

   1. Обязанность по содержанию (техническому обслуживанию, ремонту и т.п.) переданного в аренду автомобиля с экипажем согласно ст.634 ГК РФ возложена на арендодателя. Данная норма является специальной и имеет приоритет перед общей нормой п.1 ст.616 ГК РФ, которая возлагает обязанность проведения капитального ремонта переданного в аренду имущества на арендодателя, а текущего - на арендатора. Поэтому арендодатель не вправе переложить часть обязанностей по содержанию автомобиля на арендатора, так как это является обязательным условием договора, установленным Гражданским кодексом РФ (императивной нормой). Данные расходы должен нести работник, а организация затем их возмещает в составе арендной платы или на иных согласованных сторонами условиях.

   А вот в договоре аренды (без экипажа) данные расходы может нести и арендатор.

   2. Одно из обязательных условий, которое должно быть оговорено в договоре аренды с экипажем, касается оплаты услуг сотрудника-водителя. Его услуги по управлению оплачивает арендатор. При этом организация, выплачивая доходы сотруднику за пользование его транспортом по договору аренды, по отношению к нему выступает в роли налогового агента (п.1 ст.226, подп.4 п.1 ст.208 НК РФ). Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы вознаграждения, включая не только арендную плату, но и выплату за управление автомобилем.

   Поименованные выплаты целесообразно в договоре аренды автомобиля с экипажем предусмотреть отдельно. Это нужно для снижения налоговой нагрузки по страховым взносам. Дело в том, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не являются объектом обложения страховых взносов.

   Получается, что организация не облагает взносами суммы, начисленные за предоставление автомобиля сотрудника в аренду. Однако это не освобождает ее от исчисления взносов с вознаграждения, причитающегося за оказание услуг по управлению и эксплуатации автомобилем. Взносы перечисляются полностью, за исключением взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и взносов на страхование от несчастных случаев в ФСС (подп 2 п 3 ст422 НК РФ).

   Если в договоре отдельно не предусмотреть выплаты за предоставление автомобиля в аренду и его управление, то налоговики могут потребовать исчислить взносы со всей суммы.

   Ну и конечно, если в организации есть водители и она заключает просто договор аренды автомобиля без экипажа, то НДФЛ удерживается лишь с арендной платы, страховые взносы с нее уплачиваться не будут. В то же время с оплаты труда водителя придется исчислить все «зарплатные» налоги и взносы.

   3. Если иное не предусмотрено договором, текущие затраты на приобретение ГСМ, оплату услуг мойки и автостоянки и разных сборов относятся к расходам, связанным с эксплуатацией транспортного средства, их несет арендатор одинаково в обоих договорах.

   4. Затраты на страхование транспорта на основании ст.637 ГК РФ по договору аренды с экипажем несет арендодатель (в данной ситуации сотрудник) при условии, если страхование обязательно в силу закона или договора.

   Исключение: если организация заключит договор аренды без экипажа, то стоимость страховки она может учесть у себя при налогообложении.

   5. Условиями договора может быть предусмотрено предоставление транспортного средства в аренду не на весь день, а только на определенное время. При этом порядок распределения эксплуатационных расходов необходимо также предусмотреть в договоре.

   Вывод: договор аренды транспортного средства более выгоден для организации, чем договор аренды с экипажем. Однако первый из них можно заключать только при наличии трудовых обязанностей сотрудника по вождению автомобиля.


Другие материалы по теме:

КАК НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ РАЗОБЛАЧАЮТ ЗАРПЛАТНЫЕ СХЕМЫ

ДОГОВОРЫ АРЕНДЫ ПЕРСОНАЛА СТАНУТ ДОГОВОРАМИ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ

ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫЕ ДОГОВОРЫ

ДОГОВОРЫ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЕ С ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ, ПРИМЕНЯЮЩИЕ УСН

ЗАКЛЮЧЕНИЕ УЧЕНИЧЕСКИХ ДОГОВОРОВ

ОБОСНОВАНИЕ ПОВЫШЕНИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА ПУТЕМ ВЫДАЧИ ПРЕМИЙ И ИНДЕКСАЦИЙ

ПОВЫШЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ ИЛИ ЕГО ДИВИДЕНТЫ

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ВРЕДНОСТЬ

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

МАТЕРИАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ И ПОДАРКИ

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ПРОСРОЧКУ ВЫПЛАТЫ ЗАРПЛАТЫ

ВЫХОДНЫЕ ПОСОБИЯ